Odpowiedzialność księgowego w firmie – zmiany

Trwa rejestracja uczestników na nasz tegoroczny Europejski Kongres Gospodarczy. Zapraszamy! Udział możecie potwierdzić pod tym linkiem.

Wdrożenie PPK w firmie to nie tylko podpisanie umów z instytucją finansową we wskazanych przez ustawodawcę terminach. To szereg działań, które pracodawca powinien podjąć zawczasu, aby nie tylko prawidłowo wdrożyć system, ale przede wszystkim móc go prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wdrożenie PPK – nowe obowiązki

Ze względu na to, że system bezpośrednio związany jest z działem księgowym w firmie, konieczne jest odpowiednie przygotowanie. Szkolenia z zakresu PPK nie powinny obejmować wyłącznie poinformowania pracowników o tym, jak działa ten system i jakie korzyści będą czerpać po przystąpieniu do niego. Ważniejsze jest przeszkolenie techniczne działu księgowego oraz kadr i płac. Pracownicy bezpośrednio zaangażowani we wdrażanie i późniejsze dokonywanie wpłat na rachunki pracownicze powinni znać procedury i zdawać sobie sprawę z odpowiedzialności, jaka na nich będzie ciążyć. Trzeba bowiem zdać sobie sprawę z tego, że za błędami w prowadzeniu PPK idzie odpowiedzialność karna i finansowa, która ciąży nie tylko na samym pracodawcy. W przypadku outsourcingu, czyli prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe oferujące obsługę PPK dla firm, sprawa jest prostsza. Kwestię prowadzenia dokumentacji i odpowiedzialności powinny być dokładnie określone w umowie o świadczeniu usług księgowych.

Odpowiedzialność pracowników – najważniejsze są transparentne zasady

Szkolenie techniczne to pierwszy krok do zmian podczas przygotowania wdrożenia PPK. Kolejnym, zalecanym przez prawników jest stworzenie w firmie procedury compliance. Ma ona zawierać dokładny opis funkcjonowania systemu w firmie, a zatem dokładnie określać odpowiedzialność na każdym ze stanowisk pracowników obsługujących system. Bardzo ważnym elementem takiej procedury jest również wewnętrzny obieg dokumentów związanych z PPK w firmie. Ze względu na to, że ich liczba z roku na rok będzie rosła, należy skonkretyzować, w jaki sposób mają być przekazywane deklaracje, wnioski i oświadczenia pracownicze. Procedura compliance powinna zawierać nowy zakres obowiązków dla pracowników wyznaczonych do obsługi PPK.