Digitalizacja procesów HR lekiem na rozproszony zespół


Karolina Markowska - 28 kwi 2020 11:00


Mimo niecodziennej sytuacji, z jaką mamy do czynienia w większości polskich firm, naturalne zawodowe procesy nadal muszą być realizowane. Pracownicy składają wnioski urlopowe, potrzebują zaświadczenia o zarobkach, w części firm prowadzone są procesy rekrutacyjne czy przedłużanie umów pracownikom... Jak zarządzać procesami HR w czasach rozproszenia? Odpowiedzią jest pełna digitalizacja procesów HR. O jej zaletach rozmawialiśmy podczas webinaru, poprowadzonego przez portal PulsHR.

Pandemia koronawirusa wymusiła w  firmach szybkie zmiany. Z badań Konfederacji Lewiatan wynika, że w 88 proc. przedsiębiorstw, w których było to możliwe, wprowadzono pracę zdalną. Takie rozwiązanie stanowi dla działów HR olbrzymie wyzwanie .

- Cały HR jest miejscem, w którym elementy digitalizacji się sprawdzą. Bardzo dobrze widać to dziś. Firmy, które wcześniej inwestowały w digitalizację, mają pewną przewagę w czasach pracy zdalnej. Okazuje się, że kadry w tak specyficznych czasach mają dużo pracy – wyjaśnia Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu Teta, rozwiązań do cyfrowej obsługi procesów organizacyjnych.

Przeczytaj: 88 proc. firm wykorzystuje pracę zdalną w czasie pandemii

O zaletach procesu digtalizacji, rozmawialiśmy podczas webinaru poprowadzonego przez portal PulsHR.

Dwa blokery

Jak się jednak okazuje, digitalizacja w procesach HR, choć to kwestia znana od lat, nadal przez wiele przedsiębiorstw jest niewykorzystywana. Jak podkreśla Katarzyna Jaśniewicz, firmy blokują dwa problemy.

- To są bardzo realne bariery. Nie mówimy tu tylko o podjęciu decyzji. Łatwo digitalizuje się wewnętrzne procesy HR. Takie działania są w zasadzie dla firmy inwestycją. Są natomiast takie dwa obszary, które wciąż mogą stanowić kłopot: przepisy i podpisy. Mimo że tak naprawdę problematyka tych obszarów została omówiona lub rozwiązana, to nadal w "świadomości ogólnej" traktowane są jako przeszkody do wprowadzenia procesów digitalizacji – wyjaśnia Jaśniewicz.

Pierwszą z nich jest niejasność przepisów. Widać to przede wszystkim, kiedy obserwuje się statystyki prowadzenia teczek pracowników. Te mogą zostać zdigitalizowane, co zdecydowanie ułatwi przeprowadzanie wielu procesów. Mogą, ale jak się okazuje - nie są. Z badania przeprowadzonego przez Unit4 w  średnich i dużych przedsiębiorstwa aż 97 proc. z nich stosuje teczki w tradycyjnej papierowej formie.

- Dla wielu firm ta sytuacja jest zero-jedynkowa. Pracodawcy myślą, że zdigitalizowane musi zostać całe archiwum teczek. Sytuację wyjaśniła jednak interpretacja Państwowej Inspekcji Pracy, która mówi, że ten układ zero-jedynkowy dotyczy konkretnego pracownika. Jeżeli zdecydujemy się na cyfrową teczkę, to ona musi być cyfrowa w 100 procentach. Pracowników możemy podzielić na tych, których będziemy cyfryzować, i tych, których zostawiamy w analogu – wyjaśnia Jaśniewicz.

Istotne są jednak pewne terminy. "Digitalizowany" pracownik powinien o takim zamiarze wiedzieć. Musi bowiem odebrać analogowe dokumenty. Jeśli tego nie zrobi w określonym czasie, muszą one zostać zniszczone. Zgodnie z zapisami ustawy, termin odbioru dokumentów nie może być krótszy niż 30 dni, a informację o potrzebie odebrania dokumentów powinno się przekazać najlepiej w formie listu poleconego.    

Drugą blokadą są podpisy, które muszą pojawiać się na części dokumentów. O ile realizacja wniosków urlopowych już dziś często jest procesem realizowanym cyfrowo, o tyle problemy pojawiają się w przypadku dokumentów bardziej wiążących. Istnieje jednakże rozwiązanie tej sytuacji.

Ratunkiem - mobilny podpis kwalifikowany

Rozwiązaniem dla sytuacji, w których potrzebujemy wiążącego podpisu na umowie, są podpisy kwalifikowane. Te jednak w swoim założeniu wymagają od nas dostępu do komputera, do którego możemy podpiąć czytnik, na którym podpis się znajduje.

Jednym z rozwiązań są podpisy SimplySing, które - najprościej mówiąc - są mobilnymi podpisami kwalifikowanymi.

- Mój podpis przechowywany jest w chmurze, u certyfikowanego dostawcy. Żeby się do niego dostać, potrzebne jest urządzenie mobilne, np. smartfon. A żeby dokument podpisać, oczywiście muszę potwierdzić swą tożsamość. Podobnie jak w przypadku kart bankowych - dostaję specjalny PIN, który pomaga w weryfikacji tożsamości – wyjaśnia Katarzyna Jaśniewicz. - Dodatkowo występuje tu podwójna autoryzacja. Otrzymujemy token, wystawiany na kilkanaście sekund – specjalny numer, który muszę wpisać, żeby móc skorzystać z aplikacji.

Mobilne podpisy przede wszystkim doceni kadra zarządzająca, która od ręki może podpisać dokumenty z każdego miejsca na ziemi.  

Czy to jest bezpieczne?

Specjaliści od cyberbezpieczeństwa zwracają uwagę na zwiększone zagrożenie cyberatakami. Szczególnie w czasach wzmożonej pracy zdalnej dbałość o bezpieczeństwo przechowywanych danych jest wyjątkowo ważna.

Według raportu Światowego Forum Ekonomicznego, cyberataki to jedno z pięciu największych zagrożeń w 2020 roku. Dotyczy to również firm: według badań aż 44 proc. przedsiębiorstw ponosi z tego powodu straty finansowe. Jednocześnie w Polsce w ubiegłym roku tylko 35 proc. podmiotów komercyjnych miało strategię ochrony przed cyberzagrożeniami. Tylko tyle... To duży błąd, tym bardziej, że sytuacja mocno weryfikuje podejście firm do bezpieczeństwa w sieci. 

Przeczytaj: Praca zdalna narażona na cyberataki. Trzeba pamiętać o kilku rzeczach

Jak zapewnia Katarzyna Jaśniewicz, rozwiązania mobilnego podpisu kwalifikowanego są bezpiecznie.  - Portal dla pracowników dostępny na smartfonach powinien mieć dostęp szyfrowany. Nasza aplikacja jest aplikacją responsywną, dostosowującą się do urządzenia. Rozwiązania Tety są szyfrowane za pomocą protokołu TLS 1.2.

Oczywiście nawet najlepsze rozwiązania bez rozwagi pracowników mogą okazać się niewystarczające. - Powinniśmy pamiętać, by jednak wymuszać na pracownikach pewne działania. Hasła powinny być odpowiednio długie, mieć małe i duże litery, cyfry czy znaki specjalne – dodaje Jaśniewicz.

Portale pracownicze powinny także przechodzić testy penetracyjne, przeprowadzane przez zewnętrzne firmy.

- Taki audytor atakuje naszą aplikację i sprawdza, które zabezpieczenia należy poprawić. Mamy trzy poziomy, na szczęście tego krytycznego nigdy nie osiągnęliśmy. Testy penetracyjne są bardzo ważne w takich przypadkach – wyjaśnia Jaśniewicz.

 



www.pulshr.pl | 05-07-2020 19:50:50