Powrót do pracy biurowej nie będzie taki prosty. Kantyny i kuchnie raczej odpadają


Karolina Markowska - 24 kwi 2020 14:30


Wraz z zapowiadanym przez rząd odmrażaniem gospodarki w biurowcach ruszyły prace związane z przygotowaniami do stopniowego przywracania pracy. Jak będzie wyglądał powrót i czy będzie to praca w zupełnie nowej rzeczywistości?

Wszystkie firmy powracające do swoich biur, na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z 15 kwietnia muszą spełnić określone warunki. Do minimum należy obowiązek zachowania dystansu 1,5 m między stanowiskami pracy oraz zapewnienie przez pracodawców rękawiczek jednorazowych lub środków do dezynfekcji rąk. W przypadku pracowników wykonujących bezpośrednią obsługę interesantów lub klientów dochodzi również obowiązek zasłaniania ust i nosa, który w praktyce sprowadza się do konieczności noszenia maseczek na twarzy.

- Pierwsze sygnały, jakie otrzymujemy od najemców wskazują, że wielu pracodawców pójdzie jednak o krok dalej i wprowadzi do swoich biur jeszcze większe środki bezpieczeństwa. Najgorsze, co może spotkać każdą organizację, to paraliż spowodowany zakażeniem całych zespołów. Firmy nie mogą sobie na to pozwolić, dlatego będą dmuchać na zimne. Powrót do „nowej normalności” - jak nazywamy to w Colliers - będzie przebiegać stopniowo i przy zachowaniu najwyższych środków ostrożności - mówi Małgorzata Michalczyk, dyrektor ds. administracji, Colliers International, firmie oferującej usługi w zakresie nieruchomości i zarządzania inwestycjami.

Przeczytaj: Well-being to nie tylko karnety na siłownię. To także budynek przyjazny ludziom

Biurowy social distancing

Na nowe procedury i zasady funkcjonowania muszą przygotować się także sami pracownicy. Swobodne przemieszczanie się po budynku przez długi czas będzie mocno ograniczone. Nową praktyką będzie dzielenie przestrzeni biurowych na strefy, w ramach których będzie można się poruszać.

Zgodnie z przewidywaniami wiele firm może zdecydować się na częściowe lub nawet całkowite wyłączenie lub ograniczenie użytkowania niektórych części wspólnych, szczególnie tych w których panuje duży ruch (kantyny i kuchnie).

- Powinniśmy ograniczyć naszą aktywność w biurze, na przykład zrezygnować z przechadzek do koleżanek i kolegów z innych części biura w celu przedyskutowania spraw służbowych - lepiej omówić je telefonicznie bądź mailowo. Przemieszczanie się po biurze powinno odbywać się tylko w razie konieczności - wyjaśnia Małgorzata Michalczyk

Zmiany mogą dotknąć części wspólne w biurach (fot. mat. pras.) Zmiany mogą dotknąć części wspólne w biurach (fot. mat. pras.)

Części wspólne, takie jak recepcje, powinny być dodatkowo wyposażone w przegrody pleksi, a przekazywanie przesyłek czy innych przedmiotów powinno się odbywać bezkontaktowo.

Istotnym elementem będzie stworzenie (lub kontynuacja) procedur dotyczących zasad czystości i dezynfekcji pomieszczeń. Powierzchnie takie jak blaty, stoły, uchwyty, ksero czy inne biurowe urządzenia muszą być często i regularnie czyszczone i dezynfekowane. Co ważne dbać o czystość powinny nie tylko serwisy sprzątająca, ale także sami pracownicy.

Najważniejszy plan powrotu

Powroty do pracy biurowej powinny odbywać się w sposób usystematyzowany i zgodnie z przygotowanym wcześniej planem i harmonogramem. Poszczególne firmy, w zależności od swojej wielkości, struktury, branży i posiadanej powierzchni powinny wypracować wewnętrzne procedury i zasady funkcjonowania. Nadal trzeba pamiętać, że ryzyko zarażenia jest duże.

- W naszym przypadku podjęliśmy decyzję, że pracowników każdego działu będziemy dzielić na dwa zespoły: A i B, z założeniem, że pracownicy z jednej grupy nie mogą pracować w biurze jednocześnie z pracownikami z drugiej grupy. Taki podział ma na celu uniknięcie sytuacji, w której osoba potencjalnie zakażona wyłączy z pracy cały zespół w wyniku obowiązkowej kwarantanny. Chcemy w ten sposób zapewnić ciągłość działania zespołów - mówi Małgorzata Michalczyk.

Dla wielu firm, szczególnie tych które do tej pory pracowały w modelu open space, powrót do normalności może oznaczać całkowite przearanżowanie biura.Pomocne jak podkreślają specjaliści może być także wprowadzenie nowych rozwiązań technologicznych, które pozwolą zarządzać przestrzenią.

- My taką technologię już wprowadzamy, zarówno u siebie w biurze jak i oferujemy ją naszym klientom. Jest to aplikacja, która umożliwia m.in. rezerwację biurek, sal konferencyjnych, wyszukiwanie współpracowników na terenie biura, zgłaszanie usterek w budynku, dostęp do wirtualnej recepcji i wiele innych funkcjonalności. Takie aplikacje to nasza przyszłość, dlatego czym prędzej je wdrożymy, tym lepiej dla naszego biznesu - mówi Renata Hartle, manager ds. strategii flex office i rozwiązań technologicznych w Colliers.

Praca w przestrzeniach open space będzie musiała się zmienić (fot. Shutterstock) Praca w przestrzeniach open space będzie musiała się zmienić (fot. Shutterstock)

Praca w domu, biuro od święta

Zdaniem ekspertów powrót do biur może zająć dużo czasu. Mimo stopniowego przywracania gospodarczej rzeczywistości, wiele firm może z troski o swoich pracowników nie spieszyć się z przywracaniem pracy biurowej. Dorota Osiecka z Colliers International tłumaczy, że pandemia mocno wpłynie na zmianę podejścia do środowiska pracy.

- Wyraźniej zaznaczy się trend polaryzacji funkcjonalnej, w której zadania indywidualne bądź wymagające koncentracji wykonywane będą w większym stopniu zdalnie, przestrzeń biurowa będzie zaś służyć przede wszystkim pracy grupowej, podtrzymywaniu relacji i budowaniu spójności kultury organizacyjnej - wyjaśnia.

Przeczytaj: Koronawirus a praca zdalna. Jak zarządzać rozproszonym zespołem?

Firmy by usystematyzować pracę, będą musiały tworzyć nowe strategie.

- Wdrożenie takich długofalowych zmian wymaga jednak przemyślanego podejścia do zarządzania zmianą. Rekomendujemy zbudowanie modelu zapotrzebowania przestrzennego, który uwzględnia różne scenariusze zakresu pracy zdalnej. Potencjalna optymalizacja funkcjonalna powinna uwzględniać specyfikę pracy poszczególnych zespołów, aby zwiększony stopień wirtualizacji relacji służbowych pozwalał jednocześnie utrzymać efektywność biznesową, spójność kultury organizacyjnej, zaangażowanie pracowników i zdrowe relacje w zespole - dodaje Osiecka.

Nowe nawyki

Istotnym elementem powrotu do biurowej rzeczywistości będzie edukacja pracowników w zakresie nowych procedur, dobrych praktyk, a także wyrobienia u siebie zdrowych nawyków. Zasady pracy i poruszania się po biurze powinny zostać określone przez każdego pracodawcę z osobna, natomiast nad częściami wspólnymi budynku opiekę roztaczają zarządy nieruchomości.

Przy każdym wejściu do budynku powinno znajdować się stanowisko do dezynfekcji rąk dla osób przychodzących z zewnątrz. W windach powinny obowiązywać limity dopuszczalnej liczby osób, które wyegzekwuje ochrona. Wskazane jest też prowadzenie ewidencji osób przychodzących z zewnątrz i ograniczenie wizyt do niezbędnego minimum.



www.pulshr.pl | 04-06-2020 16:11:00