Praca zdalna to egzamin z zaufania i komunikacji. Jak go zdać najlepiej?


Raf - 4 kwi 2020 12:00


W momencie wybuchu pandemii koronawirusa większość przedsiębiorstw w Polsce stanęła nagle przed wyzwaniem przejścia na pracę zdalną. Praca zdalna na tak dużą skalę może być trudna dla pracowników, ale jeszcze trudniejsza dla managerów. Dużą przewagę miały te organizacje, które już wcześniej stosowały taki tryb.

Część pracodawców wstrzymywała się od wprowadzenia pracy zdalnej z obawy przed obniżeniem produktywności pracowników i jakości ich pracy. Czy ich obawy są słuszne? Jak podkreśla Wojciech Pintal, talent development business partner w Michael Page, nie wszystkie osoby mogą mieć naturalne predyspozycje do dobrego zarządzania własnym czasem i samodzielnej organizacji zadań lub po prostu mogą lepiej czuć się, pracując z biura.

Jeśli jednak menedżer zna dobrze swoich pracowników, to wie, kto może wymagać większego wsparcia w tym zakresie i tym osobom warto pomóc w przygotowaniu planu zadań oraz na bieżąco sprawdzać ich postępy.

- Dojrzałe zespoły i pracownicy, którzy przyzwyczajeni są do brania odpowiedzialności za pracę, zazwyczaj nie mają problemu z przestawieniem się na home office, a miejsce wykonywania pracy nie wpływa na jakość zadań. Co więcej, mogą być jeszcze bardziej efektywni – mówi Wojciech Pintal.

Czytaj też: Praca zdalna to nie urlop

W przygotowywaniu ludzi do pracy z domu najważniejsze jest zapewnienie im podstawowych narzędzi: zdalnego dostępu do zasobów informacyjnych firmy, sprzętu do komfortowej pracy, niezbędnego oprogramowania oraz jasnych instrukcji. Absolutnym minimum są służbowe laptopy i telefony komórkowe, ale można się również pokusić o większe udogodnienia, w zależności od indywidualnych potrzeb – np. pracownicy Colliers mogą wziąć do domów duże monitory, aby zwiększyć swój komfort pracy - wyjaśnia Agata Błaszkiewicz, dyrektor Działu Personalnego w Colliers International

Dla osób, które wcześniej nie miały styczności z pracą zdalną, może to być duże wyzwanie. Warto zorganizować dla nich szkolenie z obsługi internetowych narzędzi do komunikacji oraz wspólnie określić reguły funkcjonowania. Przejrzyste zasady ułatwią wszystkim pracę i organizację czasu.

Wszystko opiera się na zaufaniu

- Praca zdalna na tak dużą skalę może być trudna dla pracowników, ale jeszcze trudniejsza dla managerów. Muszą oni stworzyć zupełnie nowy system zarządzania zespołem – komunikacji, motywowania, delegowania zadań. Podczas kryzysu szef jest siłą napędową dla swojego zespołu, pokazując, że nawet w trudnej sytuacji potrafimy się odnaleźć i dobrze funkcjonować - tłumaczy Agata Błaszkiewicz, dyrektor Działu Personalnego w Colliers International.

Wielu szefom może być trudno przyjąć do wiadomości, że „nie wiedzą”, co robi w danym momencie ich pracownik. Na ten doskwierający brak kontroli są jednak sposoby – można wysłać maila, zadzwonić, a także tak ustalić zadania do wykonania, aby łatwo można było sprawdzić, czy pracownik się z nich wywiązuje.

– To kwestia zaufania i pewnej dojrzałości. Ja ufam swoim ludziom i wierzę w ich odpowiedzialność oraz w to, że kiedy daję im możliwość pracy zdalnej, to z niej dobrze skorzystają, tzn. zrobią to, czego się od nich oczekuje również dlatego, że rozumieją, iż firma nie będzie im dawała takiej swobody działania, jeśli nie będą jej właściwie używali. Poza tym są też ludzie, którym lepiej pracuje się np. wieczorem niż o poranku. Tu chodzi więc o pewną elastyczność, którą możemy oferować pracownikom, a której oni oczekują – chcą wolności i niezależności w pracy – komentuje Manuela Montagnana, wiceprezes ADP ds. HR na region EMEA.

Fot. Pixabay Fot. Pixabay

Zaufanie jest absolutną podstawą pracy zdalnej. Jeśli zespół nie wypracował wcześniej takiej relacji, przejście na home office będzie dla niego bardzo trudne. To, co można zrobić by poprawić jakość pracy, szczególnie gdy brakuje zaufania między managerem a pracownikami, to utrzymywać częsty kontakt.

- Cała grupa powinna spotykać się na tele- lub wideokonferencji przynajmniej raz dziennie, aby omówić wszystkie bieżące tematy. Ważne, aby nie były to tylko rozmowy telefoniczne, ale żebyśmy mogli również zobaczyć się wzajemnie na ekranie telefonu czy komputera. To ważne dla zachowania ciągłości relacji między pracownikami i podtrzymywania więzi w zespole - wyjaśnia Agata Błaszkiewicz. 

Praca zdalna jest egzaminem z zaufania dla szefów, ale też dużym testem samodzielności dla pracowników – nie każdy się w niej odnajduje. Łatwiej też ulec pokusie oderwania się od obowiązków i poświęcenia czasu prywatnym sprawom. Może pojawić się też problem z koncentracją wynikający z obecności innych domowników lub braku przestrzeni do pracy. Tym bardziej powinniśmy wtedy dbać o częsty i regularny kontakt w zespole, gdyż wprowadza on pewien rytm pracy i pomaga skupić się na wyznaczonych zadaniach.

W trybie pracy zdalnej manager powinien bardzo uważnie słuchać swoich pracowników, by umiejętnie wyłapać nastroje panujące w zespole. Wymaga to  dużych pokładów empatii, ponieważ komunikacja w świecie wirtualnym jest utrudniona.

Niektórzy nie mają w domu dogodnych warunków do pracy, ponieważ na przykład posiadają za małe mieszkanie lub muszą zajmować się dziećmi. Warto wtedy, aby manager nie narzucał danej osobie sztywnych godzin pracy, lecz zastosował model zadaniowy. Takie elastyczne rozwiązania będą komfortowe dla pracownika i zwiększą jego efektywność. W czasie długotrwałej pracy zdalnej, która dla większości z nas jest czymś nowym, ważne jest aby dać pracownikom wsparcie i zrozumienie, zaopiekować się nimi.

Otwarta i szczera komunikacja

Pierwszym krokiem do wdrożenia pracy zdalnej powinno być właściwe przygotowanie zespołów i menedżerów - odpowiednia komunikacja, wyznaczenie jasnych zasad funkcjonowania takiego trybu oraz zapewnienie wszystkich, że jest to normalny dzień pracy, tylko w nieco innych warunkach.

- Warto pamiętać, że mikrozarządzanie nie sprawdza się w przypadku rozproszonych zespołów. To znaczy, że menedżerowie powinni dać odpowiedzialnym i sprawdzonym pracownikom więcej elastyczności i swobody, kontrolować ich zadania rzadziej, a raczej skupić się na efekcie końcowym, który jest wspólnym celem zespołu. Swoje wolne moce powinni za to przenieść na osoby, które mniej znają lub, które ewidentnie potrzebują wsparcia w odnalezieniu się w takich okolicznościach – komentuje Wojciech Pintal.

W czasach kryzysowych fundamentalną kwestią jest utrzymanie poczucia bezpieczeństwa i stabilności w zespole. Do tego niezbędna jest szczera i otwarta komunikacja. Pracownicy widzą co się dzieje wokół nich, zatem próba koloryzowania sytuacji nie jest dobrym rozwiązaniem. Jeśli firma w obliczu kryzysu spodziewa się problemów, powinna o takiej sytuacji w odpowiedni sposób poinformować załogę, aby uniknąć plotek i ewentualnej paniki - tłumaczy Agata Błaszkiewicz.

Ważną rolę ma w tej sytuacji do odegrania zarząd firmy, który powinien być stale widoczny i obecny w komunikacji wewnętrznej. To da pracownikom poczucie bezpieczeństwa, ale będzie ich też mobilizować do pracy. W tym trudnym okresie muszą widzieć, że ich liderzy są obecni i panują nad sytuacją. To również czas, kiedy działy HR powinny ściśle współpracować z kadrą managerską, wspierać ich w pracy i dbać o nastroje w zespołach. 

Czytaj też: Praca zdalna to nie bułka z masłem. Oto, o czym zapominają firmy

Istotne z punktu psychologicznego jest też utrzymanie wśród pracowników komunikacji miękkiej. Luźne rozmowy są bardzo istotne dla zachowania poczucia wspólnoty i dobrych relacji w zespołach.

- Pracując zdalnie, nie ma możliwości wspólnego spędzania przerwy kawowej czy lunchu, ale możemy wirtualnie wprowadzić taką przerwę, podczas której omówione zostaną luźniejsze tematy. Do tego mogą służyć popularne komunikatory, na przykład Hangouts, Teams, Skype, dzięki czemu zespół mimo rozproszenia będzie miał poczucie wspólnoty – tłumaczy Jolanta Jastrzębska, ekspert ManpowerGroup.

- Nawet w warunkach pracy zdalnej starajmy się, aby schemat funkcjonowania i styl pracy nie zmieniły się. Jeśli zwyczajem naszej firmy były cotygodniowe szkolenia – nie przerywajmy ich, jeżeli sytuacja finansowa nas do tego nie zmusza. W warunkach pracy zdalnej mogą się one odbyć w formie webinarów. Warto ich tematykę dostosować do aktualnego zapotrzebowania i sytuacji - tłumaczy Agata Błaszkiewicz z firmy Colliers.

 



www.pulshr.pl | 09-07-2020 10:53:24