PPK w średnich firmach. Już teraz warto zacząć przygotowania


Justyna Koc - 18 lis 2019 6:00


Wkrótce, bo już od 1 stycznia 2020 r., do programu Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) dołączą średnie firmy, które zatrudniają od 50 do 249 pracowników. By uniknąć niepotrzebnego stresu i chaosu, warto, aby już teraz rozpoczęły przygotowania. Na co powinny zwrócić uwagę?

Do programu Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) przystąpiły właśnie największe przedsiębiorstwa, które na dzień 31 grudnia 2018 r. zatrudniały minimum 250 pracowników. Do 12 listopada tego roku miały one czas na zawarcie umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową. Zatrudnieni, po podpisaniu w ich imieniu tej umowy, stali się uczestnikami PPK.

Wkrótce, bo już od 1 stycznia 2020 r., do programu PPK dołączą średnie firmy, które zatrudniają od 50 do 249 pracowników (według stanu zatrudnienia na dzień 30 czerwca 2019 r.). Potem system PPK będzie wprowadzany w coraz mniejszych przedsiębiorstwach.

Bartosz Marczuk, wiceprezes Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR), podkreśla, że wyzwaniem będzie zbudowanie zaufania do nowego systemu oraz wprowadzenie go w mniejszych firmach.

- Im mniejsze firmy, tym napięcia związane z wejściem do PPK będą większe – ocenia Bartosz Marczuk. - Oczywiście będzie za nami premiera wdrożenia w dużych firmach, ale trzeba pamiętać, że one mają swoje służby kadrowe i oprzyrządowanie – dodaje.

By uniknąć niepotrzebnego stresu i chaosu, warto rozpocząć przygotowania wcześniej – nie należy odkładać tworzenia PPK na ostatnie tygodnie przed terminem. Przypomnijmy, firmy zatrudniające 50-249 pracowników umowę o zarządzanie PPK muszą podpisać do 24 kwietnia 2020 r.

- Dużych firm, które właśnie zakończyły tworzenie PPK, jest ok. 4 tys. Przedsiębiorstw zatrudniających 50-249 osób aż 17-20 tysięcy. Te liczby mówią same za siebie: lepiej uniknąć „korka” w kwietniu 2020 roku – mówi Marek Przybylski, prezes Aviva Investors TFI.

- W Wielkiej Brytanii, gdzie program podobny do naszego PPK wprowadzono 7 lat temu, władze zalecały dużym firmom, aby rozpoczęły przygotowania co najmniej 6 miesięcy przed terminem. Większość niestety zostawiła temat na ostatnie tygodnie i dni – w efekcie miała miejsce nerwowa kumulacja. W przypadku firm średnich czas potrzebny na przygotowanie i wdrożenie będzie trochę krótszy, ale już teraz jest dobry moment, aby zacząć – dodaje Marek Przybylski.

Pierwsze kroki

Jak podkreśla w rozmowie z PulsHR.pl Magdalena Korzeniewska, specjalista ds. kadr i płac w spółce Enpire (zatrudniającej w tej chwili 240 osób), wyzwaniem dla średnich firm jest logistyczne przygotowanie tego przedsięwzięcia.

- Jeśli chcemy zrobić to dobrze, powinniśmy planować działania dużo wcześniej. Jest ich na pewno niemało: kampania informacyjna w firmie, prelekcje dla pracowników, zaznajomienie z przepisami, publikacje w wewnętrznych kanałach, spotkania z przedstawicielami instytucji finansowych, przygotowanie systemu kadrowo-płacowego, zautomatyzowanie procesu ewidencjonowania, wdrażania, naliczania i przekazywania wpłat. Lista jest długa – komentuje Korzeniewska.

Jakie powinny być pierwsze kroki? Otóż na początek pracodawcy powinni ustalić, kto będzie odpowiedzialny za PPK w firmie – dyrektor HR, dyrektor finansowy lub inna osoba zarządzająca. PPK nie da się wdrożyć jednoosobowo, konieczna jest współpraca przedstawicieli HR, finansów oraz IT.

Kolejny krok to przekazanie pracownikom informacji o ich uprawnieniach i obowiązkach związanych z wprowadzeniem PPK oraz o zasadach funkcjonowania PPK. Pracodawcy mogą skorzystać ze szkoleń organizowanych przez Polski Fundusz Rozwoju, związki pracodawców i instytucje finansowe oferujące PPK, a także uczyć się od pracowników dużych firm, które właśnie wdrożyły PPK u siebie.

- PPK to program długoterminowy, a wynikające z ustawy obowiązki pracodawcy realizują cyklicznie. To bardzo dobre rozwiązanie, ponieważ możemy jednocześnie korzystać z pozytywnych doświadczeń dużych firm, a tym samym uczyć się na ich błędach. Mamy przetarty szlak i szansę, aby zmodernizować działania w oparciu o pewne wzorce, sprawdzić, czy podjęte przez innych kroki odniosły sukces, a jeśli nie, zastanowić się, co zrobić, aby je usprawnić. Dodatkowym plusem jest to, że instytucje finansowe mają czas na przygotowanie się na obsługę firm z różnego sektora etapami – tłumaczy Magdalena Korzeniewska.

Następny krok to wybór instytucji finansowej, który musi zostać dokonany w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników. Na oficjalnym portalu MojePPK.pl znajdziemy oferty 20 instytucji finansowych. Można analizować wszystkie albo porównać 3-4 instytucje, które budzą największe zaufanie i zainteresowanie. Ważne kryteria to wiarygodność instytucji, jej doświadczenie w zarządzaniu programami emerytalnymi i aktywami, a także opłaty.

- Rozważając wybór instytucji, warto wziąć pod uwagę wysoką reputację marki, długą obecność na polskim rynku i globalne kompetencje inwestycyjne. Przykładowo, naszym atutem jest doświadczenie z rynku brytyjskiego, którym jest wzorem dla Polski przy wprowadzaniu PPK. Aviva UK jest tam liderem: prowadzi programy ponad 20 tysięcy firm, zatrudniających 3 miliony pracowników – wskazuje Marek Przybylski.

Wiedza o PPK i porównanie ofert to za mało, aby wybrać najlepszego partnera dla swojej firmy. Co jeszcze pracodawcy powinni wziąć po uwagę?

- Osoba odpowiedzialna za wdrażanie PPK powinna postawić sobie trzy najważniejsze pytania. Po pierwsze, czy system kadrowo-płacowy, którego używa firma, umożliwi bezpośredni transfer danych i składek do systemu instytucji prowadzącej PPK, a także czy jest on w pełni zintegrowany z systemami instytucji finansowych oferujących PPK. Po drugie, czy instytucja finansowa zapewni pracownikom dostęp do swoich rachunków przez internet oraz wsparcie fachowego opiekuna programu. Trzeci element, który warto wziąć pod uwagę, dotyczy sprawnej komunikacji z pracownikami – radzi Marek Przybylski.

W podobnym tonie wypowiada się Magdalena Korzeniewska. Jak zaznacza, średnie firmy oczekują od instytucji finansowych przede wszystkim wsparcia merytorycznego.

- Potrzebujemy opiekuna, który pomoże w codziennych, ale też trudnych i nietypowych sytuacjach. Oczekujemy także transparentności systemu, łatwości w obsłudze, intuicyjnego programu (aplikacji), wykorzystania nowoczesnych kanałów dostępu, stabilności zespołu obsługującego, nieograniczonej limitem możliwości komunikacji z pracodawcą, ale też z pracownikami, infolinii. Z naszej perspektywy istotne jest również przeprowadzenie kampanii informacyjnej dla pracowników – wymienia Korzeniewska.

Przekonać pracowników

Kluczowym obszarem działań jest także komunikacja z pracownikami. Prezes Aviva Investors TFI podkreśla, że największym wyzwaniem jest brak wiary pracowników w PPK.

Ilekroć spotykamy się ze związkami zawodowymi czy przedstawicielami pracowników, ten brak wiary jest bardzo widoczny - mówi w rozmowie z PulsHR.pl. - Ludzie nie wierzą, że ten program się powiedzie, że PPK to coś innego niż OFE. Dużym wyzwaniem jest, by przekonać pracowników - dodaje.

Firma Owens-Illinois wdrażanie PPK ma już za sobą. Jak jednak przyznała Magdalena Jankowska, dyrektor HR na Europę Północno-Wschodnią w spółce, duża część zespołu miała wątpliwości co do korzyści płynących z programu i myślała o odstąpieniu od niego. Firma rozważała zwiększenie finansowania po to, aby jak najwięcej pracowników pozostało w programie.

- Pracownicy Owens-Illinois dość sceptycznie podchodzą do nowego systemu i dla nas dużym wyzwaniem jest przekonanie ich, że PPK może być benefitem. Powodem są doświadczenia, wiążące się z poprzednimi modelami emerytalnymi i wynikający z nich brak wiary w wydolność systemu – wyjaśniała w rozmowie z PulsHR.pl Magdalena Jankowska.

Firmy muszą więc wyjaśnić pracownikom, dlaczego warto oszczędzać w PPK. Przede wszystkim należy podkreślić, że składka pochodzi z trzech źródeł - wraz z pracownikiem na emeryturę odkłada pracodawca i państwo. Z kolei środki w PPK to prywatne pieniądze - w każdej chwili dana osoba może zrezygnować i wycofać zaoszczędzoną kwotę. Ponadto zgromadzone środki podlegają dziedziczeniu.

Warto również przytoczyć konkretne liczby i pokazać, że dzięki PPK można zaoszczędzić dwa razy więcej niż w banku.

- Można przedstawić pracownikowi prostą symulację - jeśli odkładasz 80 zł miesięcznie przez 10 lat na koncie systematycznego oszczędzania, to wypłacisz z banku 10,8 tys. zł (po zapłaceniu podatku). W tym samym czasie z PPK możesz wypłacić, jeśli zrezygnujesz z oszczędzania, 20,5 tys. zł. Jest to kwota, która zostaje w kieszeni już po odliczeniu potrąceń za wcześniejszą wypłatę z PPK – wylicza Marek Przybylski.

Trzeba również wyjaśnić, że pracownik w każdej chwili może wypłacić oszczędności zgromadzone w PPK. Co prawda wiąże się to z utratą określonych korzyści, jednak może być to nieocenione wsparcie na przykład w przypadku poważnej choroby.

Warto także przekazać pracownikom, że środki w PPK będą inwestowane w fundusz inwestycyjny odpowiedni dla ich wieku. Gdy dana osoba będzie zbliżać się do 60. roku życia, wówczas fundusz automatycznie będzie zmieniać politykę inwestycyjną, ograniczając poziom ryzyka, tak aby zapewnić właściwe bezpieczeństwo oszczędności.

- Co istotne, pracownik może na bieżąco monitorować wartość swoich oszczędności w PPK, śledzić kolejne wpłaty i dzięki temu mieć pełną kontrolę nad swoimi środkami, dokonywanymi wpłatami – dodaje Marek Przybylski.



www.pulshr.pl | 20-02-2020 12:01:30