Chaos w firmie. Wiemy, jak uniknąć niepotrzebnego zamieszania


KDS - 11 wrz 2019 13:16


W zarządzaniu warto kierować się dobrze znaną zasadą „lepiej zapobiegać niż leczyć”. W sytuacjach kryzysowych - zmianach w firmie, przyjmowaniu nowych pracowników czy sezonie urlopowym - kiedy firma jest jeszcze bardziej narażona na dezorganizację, powinna być ona jeszcze mocniej stosowana. Jak w trudnych momentach uniknąć chaosu w firmie?

- Źródeł chaosu w miejscu pracy może być wiele. Ale bez względu na pochodzenie ma on negatywny wpływ na pracowników i zespoły pracownicze. Na poziomie indywidualnym praca w chaosie prowadzi do utraty poczucia kontroli nad wykonywanymi zadaniami, trudności w koncentracji uwagi i wzrostu napięcia emocjonalnego, a w dalszej perspektywie przynosi rozdrażnienie i poczucie zmęczenia. To sprawia, że zaległości narastają, a w pracownikach pojawia się niechęć – do miejsca, zespołu i pracodawcy - mówi dr Joanna Kot, psychoterapeutka i autorka projektu Droga Kobiety.

Jak dodaje, chaos negatywnie wpływa również na relacje. Członkowie zespołów, a nawet całe działy zaczynają oskarżać się o niezrealizowane obowiązki. - Pojawia się więc konflikt pochłaniający czas i energię pracowników, które mogliby przeznaczyć na efektywną pracę realizującą założone cele. Długo trwające konflikty wynikające z chaosu prowadzą do poczucia wypalenia i mierzalnego spadku wydajności - dodaje.

Nowe technologie pomogą 

Pomocne w takich momentach mogą być również nowe narzędzia przeznaczone dla HR. To m.in. oprogramowania czy aplikacje wspomagające zarządzanie procesami, projektami czy portfelami projektów.

- Obserwując rozpisane procesy firmy, można zauważyć, jak przepływ pracy zmierza do wykonania całego projektu, a gdzie znajduje się tak zwane wąskie gardło, które spowalnia i dezorganizuje działania - tłumaczy Tekin Guvercin, prezes DAT Computer Concepts, firmy konsultingowej specjalizującej się w zarządzaniu projektami. Jak dodaje, na rynku dostępne jest oprogramowanie, które umożliwia jasny podział zadań i odpowiedzialności pracowników, a także monitorowanie postępu prac zgodnie z zadanym wcześniej procesem.

- Proces wprowadzania działań zapewniających sprawne funkcjonowanie firmy w momentach tymczasowych braków kadrowych, zmian na stanowiskach zarządzających czy przyjmowania nowych zadań jest powtarzalny, trwa nieustannie i powinien konsekwentnie ewaluować. Wdrożenie odpowiedniej technologii, która zautomatyzuje procesy i obieg informacji, niewątpliwie jest rozwiązaniem, które efektywnie zapobiegnie chaosowi.

Komunikacja wewnętrzna - słowo klucz

O rosnącym znaczeniu komunikacji wewnętrznej przekonani są menadżerowie z największych firm polskich i światowych. Jednak przyznają, że wiadomości wysyłane mailem czy SMS od szefa wysłany do pracowników powoli przechodzą do historii. Komunikacja wewnętrzna w firmie weszła na wyższy poziom.

Aleksandra Markiewicz, menedżerka ds. komunikacji w spółce biurowej Skanska na Europę Środkowo-Wschodnią (ECC), podkreśla, że komunikacja wewnętrzna to nie tylko cykliczne newslettery do pracowników czy oficjalne spotkania zespołów. To wszystkie informacje, które nawzajem przekazujemy sobie w firmie. - Komunikacja wewnętrzna zaczyna się od rozmowy przy kawie w kuchni, a kończy na liście od prezesa z podsumowaniem wyników firmy. Jej rola jest zatem kluczowa dla sukcesu lub porażki każdej organizacji - podkreśla Markiewicz.

Jej zdaniem kluczem do odniesienia sukcesu w komunikacji wewnętrznej jest autentyczność i szczerość oraz odpowiedni dobór narzędzi. Bowiem każda organizacja ma swoją kulturę i specyfikę. W jednej świetnie sprawdzą się częste spotkania bezpośrednie, a w innej wewnętrzne social media jak Yammer.

Także PKP Energetyka postawiła na nowoczesne rozwiązania w zakresie komunikowania się. - Intranet zdecydowanie poprawił szybkość komunikacji w naszej firmie. Umożliwia nam natychmiastowe dotarcie do pracowników z informacją, jak również szybkie otrzymanie od nich wiadomości zwrotnej - mówi w rozmowie z PulsHR.pl Krzysztof Kiełmiński, dyrektor biura komunikacji PKP Energetyka.



www.pulshr.pl | 19-09-2019 08:11:49