To narzędzie pomaga zatrzymać pracowników. Pracodawcy o nim jednak zapominają


jk - 4 wrz 2019 12:00


Aż 91 proc. pracowników przyjętych do firm, w których został wdrożony program onboardingowy, postanowiło zostać w nich na dłużej. Jak stosować onboarding, by był skuteczny?

Firmy prześcigają się w wynajdywaniu nowych technik rekrutacyjnych, dzięki którym mogą ściągnąć do siebie ekspertów i młode talenty, które coraz częściej okazują się niezbędne w utrzymaniu przewagi rynkowej. Niestety rekrutacja zazwyczaj kończy się na tym, że nowy pracownik pojawia się pierwszego dnia w biurze, jest oprowadzany po firmie, przełożony przekazuje mu podstawowe informacje o czekających obowiązkach i dalej „nowy” jest pozostawiony sam sobie.

Pracodawcy często zapominają o tym, jak ważny jest proces wspierania i aklimatyzacji nowych członków zespołu w „obcym” środowisku pracy, i że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. To, jak pracownik odbierze swoje pierwsze dni w nowej pracy, może wpływać na jego motywację i efektywność. Potwierdzają to badania (Glassdoor, 50 HR and Recruiting Stats for 2019), które wykazały, że aż 9 na 10 pracowników przyjętych do firm z systemem onboardingowym pozostało w niej na dłużej. Co więcej, ponad połowa osób poszukujących pracy uważa, że najważniejszym aspektem decydującym o pozostaniu w firmie jest dobra komunikacja oraz jasno określone oczekiwania. 

Czytaj też: Onboarding ma znaczenie. "Może zwiększać retencję nawet o 50 proc."

Ważne jest zatem poznanie wszystkich narzędzi, które dotyczą onboardingu. To nic innego, jak odpowiednie przywitanie pracownika i przygotowanie go do objęcia danego stanowiska.

- Dzięki działaniom z obszaru onboardingu nowi pracownicy szybciej integrują się z zespołem, wdrażają się w nowe obowiązki. Działania, które podejmiemy w tym obszarze, dają możliwość dokładnego określenia naszych oczekiwań jako pracodawcy i wyjaśnienia pracownikowi jakichkolwiek wątpliwości, jeżeli nie zostały one rozwiane podczas rekrutacji. W ten sposób niwelujemy ryzyko wystąpienia nieporozumień, które mogą się pojawić w przyszłości - zaznacza Agnieszka Surowiec, dyrektor HR i komunikacji w Intrum.

Należy jednak pamiętać o tym, że rozwiązania z obszaru onboardingu, które chcemy zastosować w firmie, muszą być dopasowane do potrzeb pracujących w niej osób (i różnych stanowisk), i ukierunkowane na cele, które chce się osiągnąć. Nie wystarczy uruchomić jednorazowo zestawu działań pod nazwą „onboarding”, które będą powielane za każdym razem, kiedy zatrudniamy nową osobę. Wyznaczona ścieżka postępowania jest ważna, ale liczy się również indywidualne podejście. Aż 74 proc. pracowników uważa, że praktyki onboardingowe wciąż nie zostały odpowiednio wykorzystane w firmach, w których pracują.

(Fot. Shutterstock) (Fot. Shutterstock)

Cztery bardzo ważne „C”

Wśród porad ekspertów od employer brandingu i w opracowaniach tworzonych przez osoby zajmujące się profesjonalnie obszarem HR znajdziemy wiele definicji mówiących o tym, co to jest onboarding i jeszcze więcej pomysłów na to, jak go wdrożyć w firmie, jakie konkretne kroki trzeba podjąć.

Czytaj też: Checklista onboardingowa. O tym trzeba pamiętać wdrażając pracownika

Pracodawca niezaznajomiony z tym tematem może wręcz pogubić się w gąszczu informacji. Jeżeli w danej firmie nigdy wcześniej takie rozwiązania nie funkcjonowały, warto zacząć od podstaw i skupić się na „metodzie” nazwanej 4C. Nazwa podchodzi od najważniejszych obszarów, z którymi spotyka się nowy pracownik, i o które należy zadbać, aby „nowy na pokładzie” szybko stał się efektywnym pracownikiem, na którego będziemy mogli liczyć przez wiele lat.

1. Compliance

Chodzi o dopełnienie wszelkich niezbędnych formalności, które wiążą się bezpośrednio z zatrudnieniem nowego pracownika, np. wypełnienie dokumentacji i przygotowanie umowy, stworzenie adresu mailowego czy przekazanie sprzętu potrzebnego do pracy i niezbędnych dostępów (np. platformy i programy informatyczne wykorzystywane w firmie).

- Pracownik musi mieć swoje stanowisko pracy i zapewniony komputer (oczywiście w przypadku pracy biurowej). To wydaje się oczywiste, ale zdarzają się firmy, w których nowy pracownik przez pierwsze dwa tygodnie jest „przestawiany z kąta w kąt” i nie ma stałego miejsca, co jest złe. Nowo zatrudniona osoba już pierwszego dnia powinna otrzymać podpisaną umowę o pracę – to jest ważne dla komfortu psychicznego pracownika. Niestety, nie we wszystkich firmach jest to na porządku dziennym – zaznacza Agnieszka Surowiec.

2. Clarification

Bezpośredni przełożony powinien poświęcić czas na rozmowę z nowym pracownikiem i dokładnie wyjaśnić, jakie obowiązki czekają na niego na danym stanowisku, czego się od niego oczekuje, jakie ma cele do zrealizowania.

- Właściwe przekazanie nowemu pracownikowi jego zadań i obowiązków jest równie ważne dla niego samego, jak i dla innych członków zespołu, do którego dołączy. Nowa osoba wkracza do zgranego, a przynajmniej znającego się zespołu. Ta sytuacja musi być w pełni komfortowa dla obu stron - podpowiada Agnieszka Surowiec.

- Dobrym pomysłem jest także zaplanowanie kilku szkoleń wprowadzających pracownika w nowe zadania czy też serii spotkań z pracownikami starszymi stażem, a wykonującymi podobne zadania. Jest to okazja do tego, by nowy pracownik z pierwszej ręki dowiedział się, na czym będzie polegała jego praca albo jak w praktyce wygląda struktura organizacyjna firmy. Wprowadzenie mentoringu lub kogoś w postaci starszego opiekuna, który będzie „opiekował się” przydzielonym mu nowo zatrudnionym pracownikiem, w ogóle jest świetnym pomysłem na to, aby nowi członkowie zespołu szybko się zaaklimatyzowali - dodaje.

3. Culture

Każda firma ma swoje własne zasady. Niektóre są oficjalne i spisane, a inne funkcjonują na zasadzie umowy koleżeńskiej. Wszyscy pracownicy powinni je znać. Może chodzić o zasady dotyczące np. godzin pracy, dress codu, kontaktów z klientami, organizowania zebrań i spotkań służbowych, celebrowania ważnych wydarzeń związanych z pracownikami (np. urodzin), czy nawet te mówiące
o tym, w których pomieszczeniach można spożywać posiłki. Im więcej informacji nowy pracownik otrzyma w ciągu kilku pierwszych dni, tym szybciej poczuje się w firmie „jak w domu” i przede wszystkim będzie rozumiał to, co się dzieje.

4. Connection

Jaki pracownik nie odejdzie z firmy w krótkim czasie po pozytywnym przejściu procesu rekrutacji? Taki, który będzie czuł się w niej dobrze i będzie się utożsamiał z misją oraz wizją danej marki, będzie przekonany o tym, że praca, którą wykonuje ma sens i jest potrzebna innym.

Trzeba zadbać o relacje, budowanie więzi między nowym pracownikiem (pracownikami) a resztą zespołu. Dlatego nie tylko bezpośredni przełożony, ale wszyscy pracownicy powinni być zaangażowani we wprowadzanie do firmy tych nowych. Nowo zatrudniane osoby nie powinny być wykluczane z udziału w różnych akcjach i wydarzeniach firmowych. Muszą dostawać taką samą dawkę informacji, jak pozostali, nawet jeżeli pozornie dotyczą one mało istotnych kwestii.

- Uczymy się poprzez przykład, patrząc na zachowanie innych osób. Dlatego zespół odgrywa znaczącą rolę w działaniach onboardingowych - dodaje Agnieszka Surowiec.

Onboarding w praktyce

Podręczniki, instruktaże dla nowych pracowników, rozmowy z przełożonymi, pomoc kolegów – to wszystko jest ważne  i niezbędne w onboardingu, ale czasami również warto postawić na mniej konwencjonalne metody i rozwiązania. Nowemu pracownikowi można wręczyć „pakiet powitalny” zawierający np. wizytówki kolegów, kubek z jego imieniem, smycz firmową, gotowy identyfikator, kalendarz czy notes. Są to pozornie mało znaczące drobnostki, ale doświadczenie HR-owców pokazuje, że się liczą i są doceniane przez zrekrutowanych pracowników.

Tak dzieje się przykładowo w x-com. - Nasze pakiety powitalne są po to, żeby nowy pracownik poczuł, że x-kom to nie jest zwykłe przedsiębiorstwo, to nie jest korporacja. To jest firma ludzi, którzy dobrze się ze sobą czują, potrafią ze sobą współpracować i mają też w sobie sporo luzu - opowiada Agnieszka Larysz, kierownik ds. projektów rekrutacyjnych x-kom.

- Zmierzamy w stronę ich personalizacji. Wydaje się, że w obecnej formie są one trochę za bardzo uniwersalne. Mówią „Witaj nowy pracowniku!”, a chcemy, żeby to raczej było „Cześć Agnieszko!”. Zmianę podejścia widać już w samym onboardingu nowych ludzi w x-komie, ale myślimy też o większej indywidualizacji paczek powitalnych - dodaje.

Zestaw powitalny w x-kom (fot. x-kom) Zestaw powitalny w x-kom (fot. x-kom)

Ludzie, którzy rozpoczynają pracę u polskiego giganta sprzedaży sprzętu elektronicznego, znajdują w paczkach m.in. koszulki, torby i kubki z logo x-komu. - To, co może być trochę zaskakujące w tym zestawie, to kapcioszki. Są to specjalne kapcie, które imitują nogi wilka, smoka czy innego stworzenia. I rzeczywiście w biurowcu są ludzie, którzy na co dzień w takich bamboszach chodzą. Niestety, nie wszyscy pracownicy mogą się w nich po firmie poruszać. Dotyczy to w szczególności osób zatrudnionych w centrum dystrybucyjnym, czyli zajmujących się serwisem i montażem sprzętów oraz wysyłką zamówień. Dla nich przygotowaliśmy szalone skarpetki z logiem x-komu - zdradza Larysz.

Planując wdrożenie pracownika w nowe obowiązki, warto przekazać mu również najważniejsze wartości, na których opiera się działalność danej firmy. W Intrum służy do tego Add Value, czyli karciana gra zespołowa dedykowana pracownikom w całej grupie.

- Gra pozwala graczom lepiej rozumie zasady funkcjonujące w naszej firmie, dotyczące sposobu postępowania i kontaktu z kolegami z pracy, z klientami i naszymi partnerami biznesowymi oraz pomaga budowa świadomość na temat znaczenia czterech wartości, czyli Empathy, Ethics, Dedication oraz Solutions, na których jest oparta nasza misja oraz wizja. Wyrażają one wszystko, w co wierzymy oraz wskazują nam drogę w każdym aspekcie naszych działań i w procesie podejmowania decyzji. Gra ma wartość edukacyjną, ale także zapewnia dobrą zabawę i co w tym kontekście najważniejsze - pozwala poznać kolegów z pracy i zżyć się z zespołem - wyjaśnia Agnieszka Surowiec.

Bez względu na to, jakie narzędzia onboardingowe zdecydujemy się wdrożyć, każde takie działanie powinno by przemyślane i pozytywnie wpływać na budowanie silnego i zgranego zespołu. Onboarding to sprawdzona recepta na zmniejszenie rotacji pracowników, a co za tym idzie, wyeliminuje koszty, które ponosi pracodawca w związku z prowadzeniem „nieustającej” rekrutacji.



www.pulshr.pl | 19-09-2019 08:14:53