Onboarding ma znaczenie. "Może zwiększać retencję nawet o 50 proc."


Justyna Koc - 29 lip 2019 6:00


Wielu pracodawców błędnie sądzi, że pracownik zatrudniony na okres próbny jest już osobą „pozyskaną”. Tymczasem dobre przyjęcie w pierwszych dniach jest istotnym czynnikiem dla decyzji, czy pracownik będzie chciał kontynuować pracę dla danej firmy.

Eksperci szacują, że świeży członek zespołu potrzebuje od 3 do 6 miesięcy, aby zintegrować się z grupą i zaaklimatyzować w nowym miejscu pracy. Dodatkowo w Polsce okres próbny zazwyczaj trwa 3 miesiące i jest to tak zwany okres sprawdzający, czy nowa osoba poradzi sobie z nałożonymi na nią obowiązkami.

Z kolei z badań firmy consultingowej Wynhurst Group wynika, że w ciągu pierwszych 45 dni w nowej pracy rezygnuje z niej 22 proc. pracowników, a w ciągu początkowych 4 miesięcy, czyli zwykle zaraz po okresie próbnym, pracę zostawia aż 50 proc. osób. By temu zapobiec, firmy powinny postawić na onboarding. Zwłaszcza że - jak wynika z najnowszego "Monitora Rynku Pracy" firmy Randstad - w ciągu ostatniego półrocza 19 proc. pracowników zmieniło pracodawcę. 

Czytaj też: Jak przywitać nowego pracownika? Welcome packi coraz popularniejsze

– Używając metafory sportowej, onboarding to „przyjęcie nowego zawodnika do drużyny”, który razem z nami będzie grał do „wspólnej bramki”. Przyjazna adaptacja do nowych warunków pracy, poznanie własnych zadań i celów firmy przy wsparciu kolegów oraz koleżanek z pracy przekłada się na większe zaangażowanie pracownika, minimalizuje ryzyko jego odejścia czy częstej absencji w późniejszym okresie. Dzięki przyjaznemu przyjęciu nowo zatrudniony szybko poznaje kulturę organizacyjną firmy, nawiązuje kontakt ze współpracownikami i czuje się częścią zespołu. Onboarding pomaga w budowaniu lojalności pracowników i zatrzymaniu ich w firmie na długo – mówi Aleksandra Gierjatowicz z firmy Mercor, dostarczającej bierne zabezpieczenia przeciwpożarowe.

- Zgadzamy się z danymi rynkowymi, według których właściwie przeprowadzony proces adaptacji do nowej pracy może zwiększać retencję nawet o 50 proc. - dodaje.

Również Poczta Polska w styczniu 2019 r. zdecydowała się na wprowadzenie dodatkowych rozwiązań w obszarze onboardingu. Jak przekonuje Agnieszka Grzegorczyk, dyrektor zarządzająca pionem kapitału ludzkiego w Poczcie Polskiej, spółka chce ułatwić nowym pracownikom start zawodowy, a także zapewnić odpowiednie wsparcie.

- W nowym modelu położono szczególny nacisk na zwiększenie odpowiedzialności menedżerów za adaptację nowego pracownika, z jednoczesnym odciążeniem ich od operacyjnego wdrożenia pracowników, wzmocnienie roli i odpowiedzialności opiekuna adaptacji, a także intensyfikację działań na stanowisku pracy. Wprowadzono też zestaw narzędzi do bieżącego monitorowania prawidłowości i efektywności adaptacji oraz badania opinii nowo zatrudnionych pracowników dotyczących różnych aspektów ich wdrożenia - mówi Agnieszka Grzegorczyk.

Dzięki nowym rozwiązaniom w obszarze onboardingu wdrożenie nowego pracownika w obowiązki zawodowe jest dużo szybsze, a dobre relacje ze współpracownikami i przełożonymi są nawiązywane od samego początku. Ponadto skala odejść osób ze stażem pracy mniejszym niż 1 rok jest mniejsza. To z kolei pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, które musiałaby firma wydać na kolejne rekrutacje.

Czytaj też: Podwyżek w Poczcie Polskiej nie będzie? "Postulaty płacowe na ten moment nie są możliwe do spełnienia"

– Przed pełnym uruchomieniem nowych rozwiązań adaptacyjnych, w październiku i listopadzie 2018 r. przeprowadzono ich próbne wdrożenie w wybranych placówkach pocztowych o wysokim poziomie fluktuacji. Zebrane dane potwierdziły słuszność głównych kierunków zmian. Z podsumowania pilotażu jednoznacznie wynika, że poziom rotacji pracowników przedstawiał się bardziej korzystnie
w 2018 r. w porównaniu do analogicznego okresu roku poprzedniego. Oznacza to, że nowe rozwiązania adaptacyjne mają szansę przynieść bardzo wymierne korzyści – wyjaśnia Agnieszka Grzegorczyk.

Kolejną korzyścią jest budowanie wizerunku Poczty Polskiej jako przyjaznego pracodawcy, a tym samym zwiększenie szansy na łatwiejsze pozyskiwanie nowych kandydatów do pracy.

Najtrudniejszy pierwszy krok

W ramach onboardingu oddelegowany pracownik zespołu lub grupa pracowników firmy Mercor przygotowują indywidualne szkolenie dla nowego członka zespołu. Ponadto kierownik ds. doradztwa produktowego przygotowuje kilkugodzinne szkolenie pod nazwą „Mercor w pigułce” (w ramach cyklu „Mercor uczy się”), które kierowane jest do wszystkich nowych pracowników. Bez względu na to, do jakiego zespołu dołącza nowa osoba, podczas takiego spotkania ma okazję zapoznać się ze wszystkimi produktami firmy i ich przeznaczeniem, m.in. dzięki specjalnie przygotowanym pomocom dydaktycznym, które zaprojektował sam prowadzący (np. model budynku, na podstawie którego prezentowane są oferowane przez firmę systemy przeciwpożarowe).

Nowy pracownik otrzymuje także pakiet powitalny: prezentację wprowadzającą w specyfikę działania i strukturę firmy, firmową gazetę "mcr news" z aktualnościami i informacjami na temat czasu spędzanego po godzinach pracy oraz kalendarz na biurko z rysunkami - w tym roku wykonanymi przez trójmiejską rysowniczkę Magdę Danaj, znaną z „Porysunków” - ułatwiającymi przyswojenie wiedzy na dany temat.

Kalendarz na biurko z rysunkami , który otrzymują w tym roku pracownicy Mercora (Fot. mat. pras.) Kalendarz na biurko z rysunkami , który otrzymują w tym roku pracownicy Mercora (Fot. mat. pras.)

- Treść tegorocznego kalendarza dotyczy zagadnień prawnych z zakresu współpracy z kontrahentami. Nasze prezentacje i szkolenia często kończą quizy, które także w lekki i zabawny sposób pomagają przyswoić zasady panujące w firmie – wskazuje Gierjatowicz.

Z kolei nowy pracownik w Poczcie Polskiej zaczyna pracę od Dnia Powitalnego, niezależnie od miejsca pracy i rodzaju obejmowanego stanowiska. W tym dniu pracownicy HR przekazują podstawowe informacje na temat spółki, a także istotne wskazówki na temat systemu wynagrodzeń, możliwości rozwoju i podnoszenia kompetencji oraz finansowych i pozafinansowych benefitów.

Tego dnia odbywa się również szkolenie BHP. Załatwiane są także inne formalności, tj. ubezpieczenie na życie. Dopiero następnego dnia rozpoczyna się jego wdrożenie do pracy na stanowisku.

Wdrożenie pod okiem kolegi

Dla 14 kluczowych grup stanowisk w Poczcie Polskiej – przede wszystkim w eksploatacji, w tym m.in. listonoszy, pracowników sortowni oraz obsługi klienta – wystandaryzowano działania adaptacyjne. Prowadzone są cykliczne rozmowy wspierające z przełożonymi. Ponadto pracownik wdraża się w swoje obowiązki pod okiem opiekuna adaptacji. Opiekun jest nauczycielem, doradcą oraz wsparciem dla nowego pracownika – szczególnie w pierwszych dniach pracy.

– Istotne jest, aby w każdej trudnej sytuacji nowy pracownik nie czuł się pozostawiony sam sobie i miał przekonanie, że może liczyć na pomoc i opiekę doświadczonego pracownika – podkreśla Grzegorczyk.

Z pomocą opiekuna w nowe obowiązki są wdrażani także pracownicy firmy Eko-Okna. Trenerem jest doświadczony pracownik – to pod jego okiem nowa osoba przechodzi praktyczne szkolenia przygotowujące i wprowadzające do pracy na danym stanowisku, m.in. obsługi maszyn. Trenera natomiast wspiera brygadzista, kierownik zmiany lub technolog.

– W momencie, kiedy szkoleniowiec uzna, że wiedza i umiejętności pracownika są dostatecznie dobre, by mógł samodzielnie pracować, przeprowadzany jest egzamin przez kierownika zmiany. Natomiast jeżeli w trakcie trwania całego procesu okaże się, że pracownik nie radzi sobie na danym stanowisku, automatycznie przenoszony jest na inne. Co miesiąc zorganizowane zostaną także specjalne spotkania z trenerami. Celem rozmów będzie wymiana spostrzeżeń, uwag oraz rozwiązanie wszelkich problemów związanych z komunikacją między szkoleniowcem a zatrudnionym – tłumaczy Sebastian Przewosnik, dyrektor ds. produkcji w Eko-Oknach.

Gdy nowy pracownik pomyślnie przejdzie wewnętrzny egzamin, czyli zostanie odpowiednio wyszkolony, jego trener otrzyma za to specjalną premię.

(Fot. Shutterstock) (Fot. Shutterstock)

Shadowing zamiast trenera

Ciekawym sposobem na wdrożenie nowej osoby w obowiązki jest shadowing, który polega na obserwacji osoby zajmującej konkretne stanowisko. Nowy pracownik jest cieniem doświadczonego kolegi po fachu. Nowicjusz jest obecny przy realizacji wszelkich zadań, uczestniczy w spotkaniach biznesowych i zebraniach czy przysłuchuje się rozmowom telefonicznym. Poznaje w ten sposób zasady obowiązujące w nowej organizacji i uczy się, jak w niej pracować.

– Niektóre stanowiska są na tyle specyficzne, że trudno znaleźć nowego pracownika o odpowiednich kompetencjach. W związku z tym wiele firm decyduje się na powierzenie przygotowania nowego pracownika jego odchodzącemu poprzednikowi. Przez obserwację działań starszego kolegi, świeżo pozyskany pracownik zapoznaje się ze swoimi nowymi obowiązkami, a także uczy się powielania schematów wypracowanych przez poprzedników – mówi Tamara Bieńkowska, trener i coach specjalizujący się w sztuce prowadzenia sporów. 

Shadowing pozwala pracownikom na zdobycie praktycznej wiedzy na konkretnym stanowisku. Dla niektórych jest zdecydowanie ciekawszym narzędziem niż lektura opisów stanowisk czy procedur ułatwiających wdrożenie pracowników. Pozwala zobaczyć, a przez to zrozumieć, niuanse danej pracy. To także dobra okazja, by poznać lepiej współpracowników.

- Shadowing sprzyja budowaniu relacji, bo daje możliwość uczestniczenia w spotkaniach z innymi pracownikami, odwiedzania klientów, uczestniczenia w konferencjach i szkoleniach, a przez to lepszego zaznajomienia się z pracą wykonywaną przez różne osoby – ocenia Bieńkowska.



www.pulshr.pl | 09-07-2020 00:23:49