Wysoka absencja chorobowa plagą polskich firm. Jak temu zaradzić?


jk - 19 lip 2019 15:27


Jednym z podstawowych zadań działów HR jest obecnie skuteczne zarządzanie absencją pracowniczą i utrzymanie w ryzach jej wysokości. Co powinni robić HRowcy, gdy pracownicy zbyt często chodzą na L4?

Polska od dawna zmaga się z wysokim poziomem liczby wystawianych druków, znacznie przekraczającym średnią europejską. Każdego roku lekarze wystawiają ponad 20 milionów L4. Zdarza się, że generuje to wymierne straty dla firm, a także konflikty i poczucie niesprawiedliwości wśród członków załogi.

- Nieobecność jednego członka załogi sprawia, że jego obowiązki spadają na innych. Generuje to napięcia, spory i poczucie niesprawiedliwości. Zwłaszcza, jeżeli zwolnienia lekarskie okazują się sposobem na przedłużenie urlopu, podjęcie dodatkowego zajęcia czy załatwienie prywatnych spraw w godzinach prac - mówi Justyna Szczepańska-Grygiel, radca prawny współpracujący z Conperio.

Określenie celu pomiaru

Znając skalę problemu oraz czynniki wpływające na liczbę zwolnień lekarskich w określonym czasie, działy HR mogą podejmować coraz skuteczniejsze działania w celu trwałego ograniczenia absencji chorobowej. Decydując się na przeprowadzenie jej analizy w danej firmie, należy przede wszystkim ustalić cele pomiaru. Mogą być nimi: oszacowanie kosztów nieobecności pracowników, określenie rzeczywistego poziomu absencji, potrzeba zdefiniowania jej przyczyn, bądź charakteru.

Czytaj też: 243 miliony dni na L4. Absencje chorobowe Polaków bez tajemnic

Dopiero znając cel badania, można wybrać odpowiednie narzędzia do jego przeprowadzenia – odwracanie tej zależności jest pierwszym błędem popełnianym w procesie pomiaru absencji.

- Nie każdy rodzaj pomiaru będzie dostarczał nam pożądanych informacji, dlatego często rekomendujemy cały zestaw różnych systemów - mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio.

Warto również pamiętać, że każde przedsiębiorstwo posiada własną specyfikę, dlatego rodzaj i charakter pomiaru należy dostosowywać indywidualnie do firmy. 

- Pomiar dokonywany przez firmy bardzo się różni. Wskaźniki wyliczane są najczęściej w oparciu o ewidencję czasu pracy, roboczogodzin lub dni roboczych, co w efekcie nie pozwala na pełną analizę absencji i porównanie jej parametrów do innych przedsiębiorstw. Rodzi to też trudności w definiowaniu problemów absencyjnych, szczególnie kiedy praca odbywa się w systemie czterobrygadowym bądź w wybranych dniach tygodnia - przekonuje Mikołaj Zając.

Znając skalę problemu oraz czynniki wpływające na liczbę zwolnień lekarskich w określonym czasie, działy HR mogą podejmować coraz skuteczniejsze działania w celu trwałego ograniczenia absencji chorobowej.  (Fot. Shutterstock) Znając skalę problemu oraz czynniki wpływające na liczbę zwolnień lekarskich w określonym czasie, działy HR mogą podejmować coraz skuteczniejsze działania w celu trwałego ograniczenia absencji chorobowej. (Fot. Shutterstock)

Różne rodzaje absencji

Absencja chorobowa jest zjawiskiem złożonym i wieloczynnikowym, zależnym od rodzaju wykonywanej pracy, warunków makroekonomicznych, kultury absencji w danej organizacji, wieku oraz płci pracowników. Posiada ona również określoną dynamikę związaną z zachorowaniami sezonowymi.

Eksperci Conperio wyróżnili trzy podstawowe rodzaje absencji:

Według szacunków Conperio, od 30 do 70 procent zwolnień ze wskazaniem „chory może chodzić” lub przyznawanych w ramach konieczności opieki nad członkiem rodziny, automatycznie zaliczanych do absencji szarej, jest wykorzystywanych niezgodnie z przeznaczeniem;

Odpowiedni system pomiaru umożliwia nie tylko zdiagnozowanie rodzajów absencji występujących w danym przedsiębiorstwie, ale również ich szacunkowej wielkości. W konsekwencji pozwala to wyznaczyć adekwatne targety. Studia przypadków pokazują, że szara strefa absencji, czyli ta, na którą działy HR mają największy wpływ, może wynosić nawet 50 proc.

Systematyczna analiza porównawcza pozwala wprowadzić najefektywniejsze ulepszenia mogące pomóc organizacji w uzyskaniu przewagi konkurencyjnej. (Fot. Shutterstock) Systematyczna analiza porównawcza pozwala wprowadzić najefektywniejsze ulepszenia mogące pomóc organizacji w uzyskaniu przewagi konkurencyjnej. (Fot. Shutterstock)

Skuteczne narzędzie benchmarkingu

Niedocenianym narzędziem w kontekście mierzenia absencji jest benchmarking (analiza porównawcza). Odpowiednio prowadzony (wspólne wskaźniki dla wszystkich przedsiębiorstw) pozwala na ocenę bieżącej sytuacji w szerszej perspektywie.

Systematyczna analiza porównawcza pozwala wprowadzić najefektywniejsze ulepszenia mogące pomóc organizacji w uzyskaniu przewagi konkurencyjnej.

Jednym z najczęściej popełnianych błędów w tym zakresie jest zestawianie różnych metod pomiaru, uwzględniających odmienne rodzaje zwolnień lekarskich. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę wielkość targetu, dla którego badamy wskaźnik absencji – nie należy porównywać grup istotnie różniących się wielkością.

Absencja jest zjawiskiem, które obserwujemy i opisujemy w ujęciu historycznym. Przedziały czasowe objęte analizą dzielimy na:  krótkookresowe (tydzień lub miesiąc), średniookresowe (kwartał), długookresowe (pół roku lub rok).

- Także w tym aspekcie należy zachować ostrożność, pamiętając o podziale badań ze względu na długość obserwowanego okresu. Nie należy porównywać wartości otrzymanych z badań krótko- i średnio- bądź długookresowych – mówi Mikołaj Zając.

Kontrola chorych pracowników

W walce z absencją pomóc mogą kontrole - prowadzone również przez firmy zewnętrzne - osób przebywających na zwolnieniach.

- Przepisy prawa w tej materii są jasne - pracodawca zatrudniający więcej niż 20 pracowników, który ma wątpliwości, czy wykorzystują oni zwolnienia lekarskie zgodnie z ich celem, np. czy nie wykonują w tym czasie innej pracy zarobkowej albo przedłużają urlop wypoczynkowy, może przeprowadzić kontrolę w tym zakresie - podkreśla Justyna Szczepańska-Grygiel.

Ekspert dodaje, że kontrole muszą być przeprowadzane zgodne z obowiązującymi przepisami. Tym samym kontrolerzy nie powinni być przypadkowymi osobami. Należy zwrócić uwagę na ich kompetencje oraz doświadczenie.

Natomiast warto przypomnieć, że podczas takiej kontroli obowiązki do wykonania ma pracownik. Tym najważniejszym jest poddanie się ewentualnej kontroli i pełna współpraca z osobami, które je przeprowadzają. Wynika to z zasady lojalnego zachowania w stosunku do pracodawcy, a także w szczególności z art. 100 par. 2 ust. 4 Kodeksu pracy - nakazu dbałości pracownika o dobro zakładu pracy. 

- Pracownik, który nie wypełnia takiego obowiązku i odmawia poddania się kontroli, naraża się na daleko idące konsekwencje, a mianowicie ryzyko uznania przez pracodawcę, że zwolnienie lekarskie jest przez niego wykorzystywane niezgodnie z jego celem. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności, na podstawie art. 17 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby 
i macierzyństwa, pracownik traci prawo do odpowiednio; wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego za cały okres choroby - wyjaśnia Justyna Szczepańska-Grygiel.



www.pulshr.pl | 29-02-2020 13:54:45