Spotkania służbowe to często strata czasu. W czym tkwi problem?


jk - 10 lip 2019 16:54


Menedżerowie mają poczucie traconego czasu i nonsensu wielu spotkań w firmie. Chcieliby, aby służyły one podejmowaniu decyzji, a nie autoprezentacji członków zespołu czy licytacji osiągnięć.

Z badania „Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?” zrealizowanego przez firmę szkoleniowo-doradczą 4Results na próbie 492 zarządzających wynika, że szefowie w firmach mają dużo spotkań bezpośrednich. 9 na 10 z nich ma przynajmniej raz w tygodniu takie spotkania w małej grupie, 5 na 10 – w większej grupie osób.

Czytaj też: Spotkania w pracy? Na większości z nich marnujesz czas

Sporo jest spotkań zdalnych. 50 proc. badanych realizuje przynajmniej raz w tygodniu telekonferencje. Co ciekawe, 60 proc. zarządzających nie miewa w ogóle wideokonferencji, a jedynie 8 proc. ma je każdego dnia.

Jakie typy spotkań mają zarządzający? Najczęściej biorą udział w „operatywkach” – krótkich spotkaniach dotyczących bieżącej pracy – codziennie realizuje je 50 proc. menedżerów i kierowników.

Co ciekawe, aż 48 proc. zarządzających spotkania z własnym szefem jeden na jeden ma rzadziej niż raz w tygodniu, a 14 proc. nie ma ich wcale. Rzadkie są też spotkania strategiczne – rzadziej niż raz w tygodniu realizuje je 56 proc. respondentów, a 13 proc. nie miewa ich w ogóle.

- Każdej organizacji rekomendujemy wprowadzenie rytmu różnych spotkań z tygodniem jako podstawową jednostką czasu – komentuje Sławomir Błaszczak, partner zarządzający firmy 4Results. - Nasze doświadczenia oraz wiedza płynąca z różnych metodyk zarządzania pokazują, że cykliczność spotkań porządkuje myślenie i ułatwia zarządzanie, monitorowanie realizacji celów - dodaje.

Efektywniejsze spotkania bezpośrednie

Zarządzający mają poczucie traconego czasu i nonsensu wielu spotkań. Chcieliby, aby spotkania były celowe, służyły podejmowaniu decyzji, a nie autoprezentacji członków zespołu czy licytacji osiągnięć.

62 proc. badanych uważa, że spotkania bezpośrednie byłyby skuteczniejsze, gdyby pilnowano, aby kończyły się decyzjami/ustaleniami, 62 proc. – gdyby określano wcześniej cel spotkań, 39 proc. – gdyby ograniczano liczbę uczestników spotkań do niezbędnego minimum.

Z kolei mniej istotne jest np. punktualne rozpoczęcie i zakończenia (15 proc. wskazań) czy dbanie o pozytywną atmosferę (18 proc. badanych).

Najbardziej kłuje w oczy szefów brak zaangażowania i koncentracji uczestników spotkań (wskazuje na nie 3 na 10 uczestników badania) czy ignorowanie celu spotkania poprzez korzystanie z telefonów i komputerów w trakcie zebrania (co czwarty badany) oraz wpadanie w dygresje (mówi o tym co piąty badany).

Autorzy raportu rekomendują między innymi określanie celu spotkania w zaproszeniu wysyłanym uczestnikom oraz zapraszanie wyłącznie uczestników, którzy są niezbędni na zebraniu. I w końcu: stwierdzają, że obecnie, przy takim wolumenie zebrań, jedną z kluczowych umiejętności menedżerskich jest umiejętnie angażowanie uczestników wydarzeń.

- W prowadzeniu efektywnych spotkań kluczowe jest przekazanie energii prowadzącego uczestnikom. A to uzyskamy przede wszystkim najpierw poprzez zadbanie o energię własną prowadzącego, a następnie poświęcenie całej uwagi opiniom zgromadzonych, dopytywanie, angażowanie – komentuje Maciej Robakiewicz, aktor i trener 4Results. - Czasami niewiele trzeba, aby "uruchomić" osobę – wystarczy trochę atencji dla wyznawanych przez nią poglądów i proponowanych przez nią rozwiązań - dodaje.

Telekonferencje coraz bardziej popularne

50 proc. zarządzających ma przynajmniej raz w tygodniu telekonferencje. Niestety często są one niskiej jakości, uczestnicy włączają się i wyłączają, trapią ich problemy techniczne, a nawet jeśli tych usterek nie ma, uczestnicy nie słuchają, wykonują w trakcie inne zadania, są nieuważni.

55 proc. badanych twierdzi, że można podnieść skuteczność popularnych „calli”, gdyby uczestnicy nie rozpraszali się innymi czynnościami. 27 proc. zarządzających punktuje problemy techniczne jako wyraźnie obniżający skuteczność czynnik.

Eksperci 4Results rekomendują, aby zarządzający zaakceptowali niedoskonałość tej formy kontaktu, nie skupiali się na problemach technicznych, ale koncentrowali na realizacji celu spotkania, nawet pomimo trudności. Warto zapraszać małą liczbę uczestników lub wyraźnie przypisywać role (prelegenci, słuchacze, decydenci). Koniecznie jest też rozsyłanie materiałów przed telekonferencją lub uruchamianie w odpowiednim systemie trybu prezentacji, aby każdy miał przed oczami ten sam materiał.

- Warto nauczyć się lepiej angażować uczestników spotkań zdalnych. Dopytuj, sprawdzaj opinie, rób "szybkie ankiety” – radzi Sławomir Błaszczak. – W czasach coraz częstszej pracy w zespołach rozproszonych jedną z podstawowych kompetencji menedżera staje się umiejętność prowadzenia spotkań zdalnych: trzeba się nastawić, że będzie ich coraz więcej - dodaje.



www.pulshr.pl | 04-04-2020 01:34:51