Śmierć pracownika i żałoba w firmie. Czy działy HR wiedzą, jak sobie z nią radzić?


Jolanta Miśków - 5 sty 2018 6:00


Rokrocznie w Polsce umiera ok. 380 tys. osób. To oznacza, że - jeśli przyjmiemy, iż co najmniej trzy osoby są zaangażowane emocjonalnie w jakąś relację z jedną osobą, która odchodzi - ponad milion osób w Polsce co roku doświadcza żałoby. To pokazuje skalę zjawiska, również w kontekście żałoby wśród pracowników – mówi dr Piotr Kiembłowski, psycholog, psychoterapeuta współpracujący z Fundacją Nagle Sami.

• Obowiązki prawne ciążące na pracodawcy w przypadku śmierci pracownika czy członka rodziny pracownika to tylko niewielka część wyzwania, z którym muszą się zmierzyć firmy w przypadku śmierci w organizacji.
• Fundacja „Nagle Sami” realizuje projekt skierowany do HR-owców o nazwie „Nagle Zmiana”, poprzez który stara się pokazać, że o żałobie można i trzeba rozmawiać – również w miejscu pracy.
• – Organizujemy m.in. bezpłatne szkolenia dla osób związanych z HR, podczas których zwracamy uwagę na dwie sytuacje – śmierci pracownika oraz śmierci osoby bliskiej pracownikowi – mówi Edyta Grzegory, psycholog współpracująca z Fundacją "Nagle Sami".
• Specjaliści HR zwykle wiedzą, jak reagować na ważne wydarzenia w życiu pracowników, takie jak np. ślub czy narodziny dziecka. Śmierć osoby bliskiej – choć jest szczególnym doświadczeniem – często pozostaje niezauważona przez otoczenie.

– Śmierć w dzisiejszych czasach jest niepopularna. Mamy być uśmiechnięci, „po amerykańsku” zdrowi, ma być sukces, mamy się rozwijać, dbać o work-life-balance, awansować. Śmierć traktujemy zatem jak temat „tabu”. Jednak zaprzeczanie, wypieranie czy niemówienie o śmierci przynosi wielu organizacjom poważne szkody – mówi dr Piotr Kiembłowski i podkreśla, że w którymś momencie każda organizacja będzie się musiała ze śmiercią zmierzyć. Dlatego też Fundacja Nagle Sami podjęła się realizacji projektu „Nagle Zmiana”, który ma na celu pokazanie HR-owcom, jak radzić sobie w organizacji w sytuacji kryzysu związanego ze śmiercią jednego z pracowników bądź śmiercią osoby bliskiej pracownikowi.

– Szkolenia, które realizujemy w ramach projektu „Nagle zmiana”, są działaniami prewencyjnymi. Pokazujemy firmom, że choć temat straty nie jest łatwy, warto podjąć go odpowiednio wcześnie – tak, żeby móc działać szybko i skutecznie, kiedy kryzys już ma miejsce – wyjaśnia Edyta Grzegory.
Niestety firmy często nie są przygotowane na radzenie sobie z żałobą w organizacji. Zgodnie z powiedzeniem „mądry Polak po szkodzie” zdarza się, że eksperci Fundacji Nagle Sami odbierają telefony z pytaniami takimi jak: „Znalazłam Państwa w Internecie. Czy Państwo zajmujecie się wsparciem firm w kryzysie po śmierci pracownika i czy możecie przyjechać już?” – I to jest często roztrzęsiony głos specjalisty HR – dodaje dr Piotr Kiembłowski.

Co zrobić, gdy umiera pracownik?

Jeśli do śmierci dochodzi w miejscu pracy, przede wszystkim, należy podjąć działania takie jak m.in. ograniczenie zagrożenia oraz powiadomienie odpowiednich służb. Należy pamiętać, aby możliwie jak najszybciej poinformować osoby bliskie pracownikowi o tym, co się stało.

– Ważne, żeby nie przekazywać takich informacji telefonicznie, a umówić się na spotkanie z osobą bliską pracownikowi, która jest podana w kwestionariuszu osobowym. Rekomendujemy, aby na spotkanie pojechały dwie osoby, np. przełożony pracownika i osoba związana z HR – mówi Edyta Grzegory. – Podczas spotkania powinno się przekazać bliskim informacje dotyczące okoliczności zdarzenia, powiedzieć, że pracownik zmarł. Warto upewnić się, że osoba, z którą rozmawiamy, słyszy, o czym mówimy i jest z nami w kontakcie. Należy również zapewnić jej przestrzeń na wyrażenie trudnych emocji oraz przekazać, na jakie wsparcie ze strony organizacji może liczyć (jeśli faktycznie jest ono realne) – dodaje.

Jak podkreśla dr Piotr Kiembłowski, osobiste powiadomienie o śmierci to też oddanie szacunku zmarłemu i jego rodzinie. – Należy podejść do tego niezwykle delikatnie. Nie tylko przyjechać, poinformować i wyjść, ale też zaczekać, aż ktoś inny z bliskich dołączy do osoby, która właśnie dowiedziała się o śmierci – mówi.

W przypadku, gdy rodzina zmarłego mieszka daleko i nie mamy możliwości poinformować jej osobiście, można to zrobić telefonicznie, ale – jak uczulają eksperci z Fundacji Nagle Sami – przed przekazaniem tej informacji, należy się upewnić, co dana osoba robi, np. czy nie prowadzi samochodu. Wiadomość o śmierci bliskiej osoby jest szokiem, trzeba ją przekazać w możliwie jak najbezpieczniejszy sposób.

Szok w firmie

Kiedy umiera pracownik, powinniśmy poinformować o tym także pozostałych pracowników, również najlepiej podczas bezpośredniego spotkania. – Pracownicy powinni wiedzieć, co się wydarzyło i jak wpłynie to na ich dalszą pracę – w najbliższych dniach i w dłuższym okresie. Ważne, aby w tej trudnej sytuacji – na tyle, na ile jest to możliwe – zmniejszać poczucie chaosu związane z kryzysem – mówi Edyta Grzegory.

Specjaliści HR powinni być przygotowani na różne reakcje pracowników w sytuacji kryzysu psychologicznego. Szczególnie jeśli do śmierci doszło w ich obecności. – Świadomość tego, że np. w drugim końcu open space ktoś właśnie umarł, oddziałuje na wyobraźnię i konfrontuje nas ze śmiercią. Pracownicy mogą być roztrzęsieni, nerwowi, reagować w nietypowy sposób. Część osób może być przejęta i smutna, część reagować inaczej, np. złośliwością, nerwowością, wesołkowatością. Są to sposoby rozładowywania napięcia. Tak jak mówiąc o rolach grupowych, mamy m.in. rolę błazna, który rozładowuje w grupie napięcie przez rzucenie często nieprzemyślanego dowcipu, podobnie i tutaj – każdy radzi sobie z napięciem na swój własny sposób – wyjaśnia dr Kiembłowski.

HR powinien być uważny również w dłuższym okresie. W zespole mogą pojawiać się konflikty czy napięcia, pozornie niezwiązane z sytuacją kryzysu, a jednak mające tam swoje źródło. – Warto zapewnić pracownikom odpowiednie wsparcie psychologiczne. W Fundacji Nagle Sami organizujemy m.in. spotkania z zespołem po śmierci pracownika, podczas których współpracownicy mogą w bezpiecznych warunkach, w obecności psychologa, wyrazić trudne emocje i podzielić się swoimi doświadczeniami, trudnościami – mówi Grzegory. – Jednocześnie jest to przestrzeń na przekazanie pracownikom informacji o wsparciu, jakie mogą otrzymać wewnątrz organizacji oraz poza nią, korzystając np. z bezpłatnego Telefonu Wsparcia 800 108 108, jaki działa w ramach naszej Fundacji – dodaje.

Co ważne – warto pozwolić pracownikom uczestniczyć w pogrzebie, jeżeli czują taką potrzebę. – Może wiązać się to z koniecznością organizacji dojazdu czy udzielenia im dnia wolnego, ale warto o to zadbać. Poza tym, istotna jest organizacja pomocy dla rodziny. Zwracamy uwagę na to, żeby był to monitorowany, skoordynowany, długofalowy proces, a nie chaotyczne i jednorazowe działania – podkreśla Edyta Grzegory.

Pomoc osobie pogrążonej w żałobie

Idea organizacji szkoleń dla HR-owców w ramach projektu „Nagle Zmiana” wyrosła z tego, o czym mówią osoby po stratach bliskich, korzystające ze wsparcia Fundacji Nagle Sami. – Często cierpią m.in. z powodu braku akceptacji czy obojętności otoczenia. Współpracownicy, mimo zwykle dobrych intencji, często nie wiedzą jak zachować się w kontakcie z osobą, która straciła kogoś bliskiego – udają, że nic się nie stało, pocieszają, dają „dobre rady”, żartują w celu rozładowania atmosfery. To wszystko nie jest łatwe i warto wiedzieć, jak sobie z tym radzić – wyjaśnia dr Piotr Kiembłowski.
Specjaliści HR zwykle potrafią reagować na ważne wydarzenia w życiu pracowników, takie jak np. ślub czy narodziny dziecka. Śmierć osoby bliskiej – choć jest szczególnym doświadczeniem – często pozostaje niezauważona przez otoczenie.

– Wiąże się to nierzadko z cierpieniem osób w żałobie, które wracając do pracy, spotykają się z ignorowaniem ich trudnej sytuacji przez współpracowników. Kiedy pracownikowi umiera ktoś bliski, warto, aby osoby z organizacji, najlepiej związane z HR, ustaliły z nim m.in., jaką informację przekazać zespołowi. Tak, aby uszanować jego prywatność, a jednocześnie – jeśli pracownik sobie tego życzy - poinformować bliskich współpracowników o tym, co się stało – radzi Edyta Grzegory.

Jak radzą eksperci, dobrze jest również porozmawiać z załogą i przygotować ją na powrót osoby, która przeżywa żałobę. – W Fundacji realizujemy spotkania dla zespołów przygotowujące do kontaktu ze współpracownikiem po stracie. Mówimy, czym jest proces żałoby, z jakimi reakcjami może się wiązać, jak wspierać osobę po stracie, jednocześnie dbając o siebie. Kontakt ze współpracownikiem w żałobie może nie być łatwy. Osoba taka może być rozkojarzona, mieć problemy z koncentracją, pamięcią, bywać rozdrażniona, płakać – wyjaśnia dr Kiembłowski.

Wsłuchać się w potrzeby pracownika

Każdy radzi sobie z żałobą na swój własny sposób. Niektórzy wolą zostać dłużej w domu, inni wybierają szybki powrót do pracy. – Warto porozmawiać z pracownikiem o organizacji dalszej pracy, m.in. o tym, jak długiego urlopu potrzebuje i zastanowić się, czy jesteśmy w stanie mu go zapewnić, a w dłuższej perspektywie – odpowiadając na jego potrzeby – rozważyć np. bardziej elastyczne godziny pracy, ewentualnie zmianę zakresu zadań czy inne formy wsparcia, które ułatwią mu powrót do wykonywania obowiązków zawodowych – mówi Edyta Grzegory.

– Na przykład jeśli ktoś pracuje w dziale obsługi klienta, co bywa mocno stresujące i wiąże się z intensywnym kontaktem z ludźmi, można – jeżeli zgłosi taką potrzebę – „przesunąć” go do back office dopóki nie minie ten najtrudniejszy okres. Chyba, że pracownik ma wyraźne życzenie, że nie chce zmian. Tu nie ma reguły – dodaje dr Kiembłowski.

Jeśli pracownik szybko zdecydował się na powrót do pracy po śmierci bliskiej osoby, warto mu towarzyszyć i oferować pomoc, gdy o nią poprosi. Powinien wiedzieć, że ma taką możliwość i że jego propozycje spotkają się ze zrozumieniem. – Specjaliści HR powinni zwracać uwagę, czy osoba w żałobie wracając do pracy faktycznie o siebie dba – czy nie bierze na siebie zbyt wielu obowiązków, w jakiej jest kondycji – psychicznej i fizycznej. Jeśli dzieje się coś niepokojącego, warto reagować i rozmawiać o tym, oferując konkretne wsparcie – podsumowuje Edyta Grzegory.

Śmierć pracownika a obowiązki prawne pracodawcy

Jeśli śmierć pracownika nastąpiła w wyniku wypadku przy pracy, to pracodawca w pierwszej kolejności musi zabezpieczyć miejsce wypadku i powiadomić odpowiednie służby – właściwego okręgowego inspektora pracy oraz prokuratora. W następnej kolejności bliskich pracownika.
Natomiast zarówno jeżeli ta śmierć ma miejsce w miejscu pracy, jak i poza nim, to bezpośrednio na pracodawcy będą ciążyły obowiązki związane z wypłatą pewnych świadczeń dla osób uprawnionych, czyli rodziny.

– Można je podzielić na dwie części. Pierwsza to należne pracownikowi wynagrodzenie, które wypracował do czasu śmierci. Jeśli to nieszczęście ma miejsce np. w połowie miesiąca, to za te pół miesiąca należą mu się wszystkie świadczenia – wynagrodzenie, premie, nagrody, ekwiwalenty itd. – mówi Szczepan Wroński, radca prawny współpracujący z Fundacją "Nagle Sami". – Oczywiście to wynagrodzenie przestaje być formalnie wynagrodzeniem, bo tego pracownika już nie ma. To zaczynają być środki finansowe wypłacane rodzinie – dodaje.

Poza tym pracodawca musi wypłacić należną rodzinie – współmałżonkowi i dzieciom zmarłego pracownika – odprawę pośmiertną. Dotyczy to pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. – I sama śmierć pracownika jest przesłanką do wypłaty takiej odprawy – niezależnie od tego, czy doszło do śmierci w miejscu pracy czy poza nim – podkreśla Wroński.

Wysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi: jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż dziesięć lat; trzymiesięczne wynagrodzenie – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej dziesięć lat, i sześciomiesięczne wynagrodzenie – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej piętnaście lat.
Natomiast jeśli chodzi o prawa pracownika, któremu zmarła bliska osoba, prawo pracy przewiduje jeden, dwa dni płatnego zwolnienia od pracy i to jest jedyne uprawnienie pracownika zapisane w przepisach, którego pracownik może się skutecznie domagać.

– Te dwa dni nie wliczają się do urlopu wypoczynkowego, to jest coś zupełnie innego. Natomiast należy pamiętać, że to jest minimum, które określają przepisy, a pracodawca, jeśli ma taką wolę i stosuje dobre praktyki, zawsze może dać od siebie coś ponadto – mówi Szczepan Wroński. – Spotkałem się z takim przypadkiem – co prawda dotyczyło to śmierci pracownika, zatrudnionego w firmie z branży energetycznej – że firma zobowiązała się do zatrudnienia dorosłego członka rodziny, aby ta dalej mogła pozyskiwać środki na swoje utrzymanie. To bardzo rzadki przypadek, ale tak naprawdę to, jak pracodawca nas wesprze ponad to, co regulują przepisy, zależy od jego dobrej woli i nic nie stoi na przeszkodzie, aby – jeśli ma taką chęć – mógł je zrealizować – podsumowuje radca prawny.



www.pulshr.pl | 26-01-2020 18:20:13