Wakacje to trudny czas dla działów HR

Wakacje to trudny czas dla firm. Oznacza sporą ilość wniosków urlopowych, z którymi muszą poradzić sobie działy HR oraz managerowie. Coraz częściej pomagają im w tym e-rozwiązania.
REKLAMA
Puls HR Puls HR

Wakacje to trudny czas dla działów HR

PODZIEL SIĘ


Autor: GK

28 cze 2013 13:16


W Polsce wymiar urlopu wypoczynkowego jest dosyć duży (20/26 dni) w porównaniu do innych krajów. Więcej od nas wypoczywają na przykład Finowie i Francuzi - nawet 30 dni rocznie. W innych krajach europejskich urlop to około 20 dni. Jednak w Chinach, Indiach, USA, czy w Kanadzie to już tylko kilkanaście dni.

Poza urlopem wypoczynkowym, polskie prawo przewiduje jeszcze wiele rodzajów urlopu - na żądanie, okolicznościowy, macierzyński, wychowawczy, dodatkowe urlopy przysługujące konkretnym grupom zawodowym. Łącznie stanowi to sporą ilość wniosków kadrowych, z którymi muszą poradzić sobie działy HR oraz managerowie zarządzający firmą.

Trzeba pamiętać, że o terminie urlopu decyduje pracodawca, który może przychylić się do wniosku pracownika, jednak decydujący jest plan urlopów oraz bieżąca sytuacja przedsiębiorstwa. Jak sobie poradzić ze stosem wniosków urlopowych i korzystnie dla firmy i pracowników zaplanować urlopy?

W mikroprzedsiębiorstwach nie jest to problem, jeżeli jednak mamy już kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników - możemy albo rozbudować dział HR, co jest znacznym obciążeniem dla kosztów stałych firmy albo postawić na e-rozwiązania.

W zakresie zarządzania urlopami jest to nieoceniona pomoc - pracownik na specjalnej platformie wnioskuje o urlop. Ma podgląd swojej sytuacji - ile ma dni urlopu, do kiedy może je wykorzystać, ile dni roboczych wlicza się do okresu, na który chce wziąć urlop.

Widzi również, kiedy zgodnie z planem urlopowym dla swojego działu może zrealizować urlop.

Osoby podejmujące decyzję o akceptacji lub odrzuceniu wniosku mają wgląd w sytuację danego pracownika, ale również w formie grafiku ogląd całej komórki organizacyjnej, co znacznie ułatwia podjęcie decyzji bez konieczności zasięgania dodatkowych informacji.

Wniosek może być rozpatrywany jednoetapowo lub wieloetapowo - zależnie np. od pozycji pracownika w strukturze, czy długości wnioskowanych wakacji. Dział HR i szefowie działów mogą również bardzo łatwo wygenerować raporty pokazujące stan absencji pracowników.

- Inwestycja w dobry system oznacza oszczędności wynikające z przejrzystości i efektywności procesów i ograniczenia bezpośrednich kosztów zarządzania kadrami - mówi Artur Jedynak, prezes KBJ, firmy wdrażającej platformy zarządzania zasobami ludzkimi.

W jednym z prowadzonych przez KBJ projektów, efekty przerosły nawet oczekiwania klienta - dużego przedsiębiorstwa, zatrudniającego 18 tys. pracowników. Dzięki platformie SAP NetWeaver osiągnięto znaczące oszczędności finansowe oraz ponad 21 tys. godzin pracy rocznie.

Wniosek kadrowy, który wcześniej był rozpatrywany i przetwarzany przez średnio 10 dni, po wprowadzeniu systemu jest rozpatrywany w średnio dwa dni. Nastąpiła redukcja obciążenia managerów o 50 proc. w zakresie wniosków kadrowych i 95 proc. w przypadków wniosków o wypłatę nadgodzin.

Podobał się artykuł? Podziel się!

Nie ma jeszcze komentarzy. Kliknij aby dodać komentarz.

REKLAMA