Lean management pomoże usprawnić administrację w firmach

Firmy na całym świecie przykładają coraz większą wagę do usprawnienia administracji. Jak to zrobić?
REKLAMA
Puls HR Puls HR

Lean management pomoże usprawnić administrację w firmach

PODZIEL SIĘ


Autor: AT

10 cze 2015 13:54


Zamiast godzinnych spotkań całego zespołu – 5 minutowe briefingi tylko dla osób uczestniczących w projekcie. To przykład standaryzacji czynności administracyjnych w duchu lean management. Przynosi wymierne efekty – w sektorze finansowym to nawet 26% wzrostu wydajności pracowników.

Czy komunikacja w firmie może być oparta na raportach sprzed miesiąca? Ile czasu marnują pracownicy dublując zadania? Ile czasu i pieniędzy kosztuje rozsyłanie maili do wszystkich, zamiast tylko do zainteresowanych? Firmy na całym świecie przykładają coraz większą wagę do usprawnienia procesów administracyjnych.

Co ciekawe, zasady lean management coraz częściej wprowadzane są także w sektorze publicznym. Na przykład w Wielkiej Brytanii „szczupłe zarządzanie” od 2008 r. funkcjonuje w urzędach podatkowych i pomocy społecznej.

– Lean management wywodzi się z branży motoryzacyjnej, a dokładniej z systemu produkcyjnego Toyoty, ale od 25 lat „szczupłe zarządzanie” jest stosowane w różnych branżach. Jego zasady sprawdzają się wszędzie tam, gdzie są procesy, w tym także w czynnościach administracyjnych – opowiada Aneta Lech z firmy Staufen Polska, ekspertka od procesów administracyjnych.

Istnieje oczywiście kilka istotnych różnic między procesami produkcyjnymi a administracyjnymi. Przede wszystkim te drugie są bardziej nieprzewidywalne, trudniej tu zaplanować i kontrolować choćby takt „produkcji”.

– Jednak standaryzacja czynności administracyjnych także przynosi wymierne efekty. Z moich doświadczeń wynika, że optymalizacja procesów na przykład w firmach z branży finansowej przynosi wzrost wydajności średnio o ok. 26% – mówi Aneta Lech.

Schematy, rutyna i za dużo spotkań

W pewnej polskiej firmie ciepłowniczej załatwianie reklamacji trwa tygodniami, choć efektywny czas pracy nad dokumentem nie przekracza dwóch dni.

– Gołym okiem widać, że coś jest nie w porządku. Zwykle jest jednak tak, że dopiero z zewnątrz widać, gdzie tworzą się zatory w przepływie informacji lub w jaki sposób marnuje się czas pracowników – dodaje Aneta Lech.

W dziale zakupów i zaopatrzenia pewnej firmy 44% czasu pracy zabierały czynności poboczne. Jakie? Uzupełnianie danych w SAP, aktualizacja danych klientów, prowadzenie korespondencji czy wewnętrzne wyjaśnienia i zapytania.

CZYTAJ DALEJ »
Podobał się artykuł? Podziel się!

Nie ma jeszcze komentarzy. Kliknij aby dodać komentarz.

REKLAMA