Przechowywanie akt pracowników przez 50 lat odejdzie do przeszłości?

• Obecnie przedsiębiorcy płacą za przechowywanie akt pracowników ok. 130 mln zł rocznie.
• Firmy muszą trzymać dokumenty pracownicze przez 50 lat tylko w jednym celu - emerytalnym.
• Wkrótce może się to jednak zmienić. Ministerstwo Rozwoju pracuje nad zmianą ustawy.
REKLAMA
Puls HR Puls HR

Przechowywanie akt pracowników przez 50 lat odejdzie do przeszłości?

PODZIEL SIĘ


Autor: jm

30 lip 2016 8:53


W Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie i rekordowy w Europie, aż 50-letni, obowiązkowy czas archiwizacji akt pracowniczych. Dla porównania dokumentacja kadrowo-płacowa w Wielkiej Brytanii przechowywana jest przez okres 6 lat, w Niemczech odpowiednio 10 i 6 lat, a we Francji i na Węgrzech obie kategorie dokumentów przechowuje się jedynie przez 5 lat.

50 lat i 130 mln zł kosztów rocznie

Obecnie pracodawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za przechowywanie akt płacowych i osobowych pracownika przez 50 lat od chwili jego zwolnienia. Ten kosztowny i uciążliwy dla polskich firm obowiązek ma na celu wykorzystywanie dokumentacji do wykazywania roszczeń ze stosunku pracy, ustalania emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego.

Rozwiązaniem tych zbędnych utrudnień ma być ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, której projekt założeń przedstawiło Ministerstwo Rozwoju.

Zamiast 50, 10 lat

Proponowane zmiany zakładają, że obowiązkowy okres przechowywania akt pracowniczych zostanie skrócony z 50 do 10 lat, a przedsiębiorcy będą mieć możliwość przechowywania jej w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej. Projekt zakłada, że wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dla osób, które rozpoczęły aktywność zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r. będzie dysponować Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

- Długoletnie, papierowe przechowywanie akt pracowniczych powoduje, że pracodawcy ponoszą duże, szacowane na ok. 130 mln koszty, związane z realizacją zadań działów kadrowych, utrzymaniem powierzchni magazynowych czy wykorzystaniem wyposażenia technicznego. Elektronizacja pozwoli na zaoszczędzenie tych kosztów, a także czasu wykorzystywanego na wypełnianie obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników. W szerszej perspektywie proponowane rozwiązania unowocześnią gospodarkę, a może nawet wpłyną pośrednio na wzrost zatrudnienia i rozwój firm – mówi Marcin Biskup, członek zarządu Dolnośląskich Pracodawców, regionalnego związku pracodawców Konfederacji Lewiatan.

Zmiany długo oczekiwane przez firmy

Organizacje pracodawców od dawna już postulowały o zmianę zasad przechowywania dokumentacji. Konfederacja Lewiatan w „Czarnej liście barier dla rozwoju przedsiębiorczości” rekomendowała, że należy skrócić okres przechowywania dokumentów i umożliwić ich przechowywanie w formie elektronicznej. Proponowane przez Ministerstwo Rozwoju regulacje mają obowiązywać od 1 stycznia 2018 r.

Podobał się artykuł? Podziel się!

2 komentarzy. Kliknij aby dodać komentarz.

Arek 2017-03-24 21:22:18

Rządu wcale nie obchodzi los pracodawców. To kolejny zamach na nasze emerytury. ZUS ma wszystkie niezbędne informacje, ale na ich podstawie nie chce przyznać emerytury. Każdy pracownik ubiegając się o emeryturę musi w ZUS złożyć Rp-7 ze wszystkich lat pracy. Jeśli nie złoży, to ZUS nie przyzna emerytury. Gdy ZUS zakwestionuje złożone Rp-7, a dokumentacja płacowa zostanie w zakładzie zniszczona, to zakład nie będzie mógł wystawić pracownikowi poprawionego Rp-7, a ZUS nie przyzna pracownikowi emerytury.

yxyx 2016-08-01 15:46:22

Pomysł dobry, bo i tak rzadko kiedy jakaś firma istnieje 50 lat, i tak to potem oddają do archiwum, a ZUS ma informacje kto kiedy płacił składki, w ZUSie też będzie łatwiej emerytury liczyć.

REKLAMA