Jak rozpisać grafik podczas wakacji?

• Choć sam urlop jest przyjemnością, to jednak w tym okresie kluczowe staje się zarządzanie zastępstwami, a to wiąże się ze zwiększoną liczbą obowiązków.
• Dla pracodawcy dodatkowym źródłem stresu jest zorganizowanie pracy tak, aby zachować odpowiednią wydajność przy ograniczonych zasobach.
• Ułatwić sprawę mogą platformy business process management.
REKLAMA


Puls HR Puls HR

Jak rozpisać grafik podczas wakacji?

PODZIEL SIĘ


Autor: JP

28 cze 2016 11:37


Według badań przeprowadzonych przez firmę Captivate Network, praca latem jest o 20 procent mniej wydajna w porównaniu z innymi porami roku. W tym czasie wskaźnik absencji rośnie o 19 proc., projekty trwają o 13 proc. dłużej, a pracownicy rozpraszają się o 45 proc. łatwiej. Jest to związane zarówno ze zwiększoną liczbą urlopów, jak i naturalnymi czynnikami wpływającymi na pracę.

Plan urlopów

– Plany urlopowe najczęściej ustalane są do końca roku poprzedzającego. Przedsiębiorcy prowadzący małe firmy, nie muszą tworzyć podobnych planów, jednak przemyślany grafik dni wolnych pomoże zapanować nad organizacją w firmie, rozplanować pracę w okrojonym składzie, rozpisać ewentualne zastępstwa, a może nawet podjąć decyzję o zatrudnieniu pracownika tymczasowego – radzi Łukasz Wróbel, wiceprezes Webcon, platformy wspierającej zarządzanie w przedsiębiorstwie.

Przypomina też, że tylko osoba, która wie, co należy do jej obowiązków i jakich narzędzi użyć, będzie działała szybko i sprawnie.

Przekazanie zadań

– Przed urlopem musimy przekazać swoje zadania oraz dać wybranym zastępcom dostęp do wyznaczonych obszarów. Tworzymy w Excelu listy zadań wraz z opisem statusu, hasłami do wybranych systemów i obszarów, kontaktami do ewentualnych klientów, partnerów lub podwykonawców oraz rozsyłamy listę na skrzynki współpracowników. Rzadko jest wystarczająco dużo czemu, by przekazać wszystko wystarczająco skrupulatnie. W efekcie w trakcie urlopu odszukujemy i przesyłamy naszym zastępcom korespondencję, nadajemy im brakujące uprawnienia, dosyłamy raporty, tłumaczymy co należy następnie zrobić i komu przekazać właściwe informacje. Cierpią na tym w równej mierze efektywność procesu i jakość wypoczynku – opowiada znaną historię Łukasz Wróbel.

– Platformy klasy business process management pozwalają uniknać podobnych sytuacji oraz przygotują pracowników na pełne przejęcie obowiązków. Pozwalają one zautomatyzować i przyspieszyć procesy w przedsiębiorstwie, a jednocześnie umożliwiają łatwą ewidencję i delegowanie zadań w przypadku urlopu – podpowiada.

Podobał się artykuł? Podziel się!

REKLAMA

Nie ma jeszcze komentarzy. Kliknij aby dodać komentarz.